Audit files

 

Uitleg Audit file

Via de Boekhouding in e-Captain is het mogelijk een AuditFile Financieel 3.2 (XAF) te maken. Als u dit onderdeel niet ziet dient u bij de beheerder rechten aan te vragen.

Meer informatie over de Audit file zijn onder andere te vinden op de website van Softwarepakketten en de Belastingdienst.

Een Audit file wordt altijd voor het geselecteerde boekjaar aangemaakt. Het maakt niet uit of deze op dat moment gesloten is of niet. Het kan ook halverwege het boekjaar. Er wordt dan gewoon geëxporteerd wat er op dat moment is.
Het is belangrijk dat in de Audit file vrijwel de complete administratie wordt opgenomen. Geef deze rechten dus beperkt uit en ga zorgvuldig met het aangemaakte bestand om. De specificaties voor de inhoud zijn:

  • Optionele velden zijn verplicht indien de gegevens beschikbaar zijn
  • Alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing moeten worden bewaard. De gegevens moeten desgevraagd beschikbaar gesteld worden.
  • De Auditfile Financieel vergemakkelijkt het op elektronische wijze verstrekken van deze gegevens.
  • Vanwege de diversiteit aan gegevens in de diverse software systemen zijn in deze specificatie veel velden optioneel gemaakt.
  • Het is echter verplicht de optionele velden te vullen indien de gegevens in het systeem voorhanden zijn.

Dit betekent bijvoorbeeld dat alle debiteuren en crediteuren worden geexporteerd incl. naam,adres,  e-mail adres, contactpersoon. Ook indien de relatie in het boekjaar geen transactie heeft.
En alle grootboekmutaties incl. omschrijving en factuurnummer. De inhoud van facturen wordt niet geexporteerd.
Opmerkingen:

  • RGS (Referentie Grootboek Schema) wordt niet gevuld aangezien deze info niet voorhanden is in e-Captain.
  • Opening balans zit altijd in periode 0 dus komt mee als transactie in die periode
  • Correcties zitten in periode 13 en komen ook mee als transactie in die periode
  • Tax Registration Identification wordt gevuld met BTW nummer
  • Tax Registration Country ISO Landencode (ISO 3166) wordt gevuld met eerste 2 tekens van btw nummer
  • Alle grootboek en kostenplaatsen worden geexporteerd
  •  Journaaltypes G,T, Y en Z worden niet gebruikt.
  • Subgrootboeken worden niet gebruikt


Het is niet mogelijk een ander formaat te exporteren. XAF 3.2 is een dermate breed gebruikte standaard dat er conversie tools op de markt zijn die een XAF 3.2 bestand kunnen converteren.

Het is niet mogelijk een auditfile in e-Captain te importeren.

BTW nummer instellen

Om een Audit file te kunnen maken moet u eerst uw BTW nummer instellen in e-Captain.

Het BTW nummer kunt u instellen in het Beheercentrum.

  • Ga in het Beheercentrum naar het onderdeel Boekhouding en selecteer de optie Instellingen voor BTW aangifte
  • Vul uw BTW nummer in en klik op Opslaan

 

boekhouding-audit-file-01

Audit file aanmaken

  • Om een Audit file aan te maken gaat u in het hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Audit.
  • Selecteer het gewenste boekjaar en klik op Uitvoeren.

 

boekhouding-audit-file-02

 

Nadat u op Uitvoeren heeft geklikt maakt e-Captain de Audit file aan en wordt deze gedownload naar uw eigen computer. De Audit file is een XML bestand met de naam auditfile financieel.xml .

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 30 september 2019