Scan & Herken

 
 

Algemeen

Met de Scan & Herken optie kunt u inkoopfacturen en bonnetjes inscannen en doorboeken in de boekhouding. U hoeft dan geen inkoopfacturen meer handmatig in te boeken. U uploadt uw inkoopfacturen of bonnetjes naar e-Captain en e-Captain ontleedt uw facturen zodat u ze eenvoudig en snel kunt doorboeken.

Inkoopfacturen scannen (uploaden)

Om uw inkoopfacturen of bonnetjes te scannen gaat u in e-Captain naar de Boekhouding.

  • Ga naar de Boekhouding en klik op de optie Scan & Herken.

 

scan-en-herken-01

 

Standaard ziet u de actieve documenten die nog verwerkt en doorgeboekt moeten worden. U kunt hier ook de reeds verwerkte documenten bekijken.

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuwe inkoopfactuur te uploaden.

 

scan-en-herken-02

 

Geselecteerde map De geuploade bestanden worden automatisch in de map Crediteuren facturen geplaatst. U vind deze map terug in de module Documentenbeheer.
Uploaden naar de map Selecteer hier de gewenste map waar de bestanden naar geupload moeten worden. Dit zijn submappen van de map Crediteuren facturen in de module Documentenbeheer.
Gekoppeld aan: Optioneel kunt u hier het bestand meteen koppelen aan een bestaande crediteur. Indien u geen crediteur selecteert wordt na het inscannen en doorboeken automatisch een nieuwe crediteur aangemaakt.
Document uploaden Klik op de knop Bestand kiezen om een inkoopfactuur te uploaden.

 

  • Selecteer de gewenste inkoopfactuur en klik op Upload om het bestand te uploaden. Let op: e-Captain accepteert uitsluitend PDF, JPG, JPEG of PNG bestanden van maximaal 50MB.

 

Na het uploaden ziet u het bestand bij de actieve documenten terug met de status Wacht op scan & herken. Het Scan & Herken proces kan ongeveer 30 seconden duren. Terwijl e-Captain bezig is met het scannen en herkennen kunt u eventueel een nieuwe inkoopfactuur uploaden. U hoeft dus niet te wachten met het uploaden van een nieuwe inkoopfactuur.

 

scan-en-herken-04

 

  • Klik na ongeveer 30 seconden op de knop Status bijwerken. Als het scan & herken proces gereed is verandert de status in Wacht op validatie.

 

scan-en-herken-05

Bestanden valideren

Nadat u een inkoopfactuur heeft geupload kunt u het bestand gaan valideren.

 

scan-en-herken-05

 

  •  Klik op de tekst Wacht op validatie om het bestand te valideren.

 

scan-en-herken-07

 

In het linker blok (1) ziet u de gegevens die e-Captain uit de inkoopfactuur heeft gedestilleerd. In het middelste blok (2) ziet u de velden die e-Captain nodig heeft om de boeking te kunnen maken. In het rechterblok (3) ziet u de factuur. Als u met uw muis over de factuur beweegt wordt dat deel van de factuur vergroot weergegeven. In het vierde blok (4) staan de afzonderlijke artikelregels van de inkoopfactuur.

e-Captain probeert de velden in het middelste blok automatisch in te vullen op basis van de gegevens in het linker blok. Die velden krijgen een oranje vinkje. Indien hier de verkeerde gegevens zijn gekoppeld kunt u die verwijderen door op het rode kruisje te klikken. Als het juiste veld is gekoppeld kunt u op het oranje vinkje klikken om het veld te valideren. Het vinkje wordt dan groen.

Bij de velden met een stopbord moet u zelf de gegevens uit de linker kolom koppelen. Dit doet u op de volgende manier.

  • Klik op de regel die u wilt valideren. Deze regel wordt oranje gemarkeerd.
  • Selecteer met uw muis in het linker blok (1) de desbetreffende tekst. De geselecteerde tekst wordt dan geel gemarkeerd en automatisch ingevuld in de middelste kolom (2).

 

scan-en-herken-08

 

Doe dit voor alle velden die u nodig heeft. Velden in het middelste blok (2) die u niet nodig heeft of niet gebruikt laat u verder leeg.

 

Artikelregels toevoegen en valideren

Nadat u de gegevens in het middelste blok (2) heeft gevalideerd kunt u de productregels in het vierde blok (4) valideren. Indien er nog geen productregels gekoppeld zijn of wanneer er meerdere productregels zijn kunt u deze met de gele plus IconS Plusje toevoegen.

  • Klik in de productregel op de plek om de beschrijving over te nemen uit de factuur. Dit veld wordt oranje gemarkeerd.
  • Selecteer met uw muis in het linker blok (1) de desbetreffende tekst. De geselecteerde tekst wordt dan geel gemarkeerd en automatisch ingevuld in de middelste kolom (2).

 

scan-en-herken-09

 

  • Herhaal dit voor alle ontbrekende velden.

 

scan-en-herken-10

 

  • Klik na het valideren op de knop Opslaan en goedkeuren.

 

In het volgende scherm ziet u de crediteur gegevens. Indien u geen crediteur had gekoppeld bij het uploaden van de inkoopfactuur zal e-Captain de gegevens proberen te matchen met een reeds bestaande crediteur. Indien dat zo is kunt u de bestaande crediteur selecteren. Indien de crediteur nog niet bestaat zal e-Captain automatisch de nieuwe crediteur toevoegen.

 

scan-en-herken-11

 

  • Klik op Opslaan om de crediteur gegevens op te slaan.

 

In het volgende scherm kunt u de factuurregels koppelen aan een grootboekrekening en eventueel een kostenplaats als u ook kostenplaatsen gebruikt. Mochten er foutieve omschrijvingen of bedragen zijn overgenomen dan kunt u die hier ook corrigeren. Ter controle wordt ook de ingescande factuur weergegeven.

 

scan-en-herken-12

 

  • Klik bij de artikelregel op het F8 knopje en selecteer de desbetreffende grootboekrekening.
  • Herhaal dit voor iedere artikelregel.
  • Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan.

 

scan-en-herken-13

 

  • Klik op Doorboeken om de inkoopfactuur in te boeken. e-Captain maakt dan automatisch een boeking in het dagboek Inkoop.

Na het doorboeken komt u terug in het beginscherm waar u eventueel een volgende inkoopfactuur kunt uploaden of valideren.

 

scan-en-herken-14

 

In de boekhouding

De doorgeboekte inkoopfactuur vind u terug in de boekhouding in het dagboek Inkoop.

  • Ga in de Boekhouding naar het onderdeel Boeken en selecteer het dagboek Inkoop.
  • Selecteer de desbetreffende periode.

 

scan-en-herken-15

Op de crediteurenkaart

U vind de ingescande en doorgeboekte inkoopfacturen ook terug op de crediteurenkaart.

  • Ga in de Boekhouding naar het onderdeel Crediteuren en selecteer de desbetreffende crediteur.
  • Ga op de crediteurenkaart naar het tabblad Financieel voor een overzicht van de ingeboekte inkoopfacturen.

 

scan-en-herken-16

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 
logo-e-captain-support

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van e-Captain Remote Support. Bel eerst met de helpdesk om af te stemmen of dit in uw geval nodig is.

 Ondersteuning op afstand

 

Geef uw mening

We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.

Schrijf een review

 
 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 6 augustus 2021

Was deze informatie nuttig?