Roosters maken

 

Medewerker roosters

Medewerker roosters is een nieuwe functie binnen de activiteiten. Dit menu stelt u in staat om functies en activiteiten automatisch te plannen. Medewerkers worden op die manier automatisch ingedeeld. Ook kunt u met medewerker roosters ruilverzoeken indienen, accepteren/afwijzen en coördineren. U kunt automatisch plannen per bardienst.


Taken zijn niet altijd gekoppeld aan een specifieke activiteit. Vandaar dat u via medewerker functies een functie kunt aanmaken los van een activiteit. U drukt hiervoor rechtsboven op het + icoon. Een pop-up scherm opent, waarbij u medewerker functies kunt instellen:

 

medewerker-functies-instellen-groenvoorziening

 

In het voorbeeld ziet u dat een medewerker functie Groenvoorziening wordt toegevoegd. Het tijdsblok is niet gekoppeld aan een activiteit. Net zoals bij activiteiten, kan ik ook hier aangeven wat de start- en eindtijden zijn en het min/max aantal personen.

Bevestigingsmail
Wanneer u een functie toevoegt, kunt u handmatig mensen inplannen voor deze taak. Ook kunt u het systeem automatisch laten plannen door op ‘automatisch plannen’ te klikken. Deelt u iemand in voor de functie, dan ontvangt deze medewerker een mailtje met de persoonlijke start- en eindtijden.

Beheercentrum

In het beheercentrum kunt u kiezen voor > activiteiten > instellingen > medewerkers instellingen. Hier kunt u de afzender van mailingen instellen door het juiste e-mailadres te selecteren:

 

medewerker-roosters-1

Functie instellingen

Doordat er voortaan ook functies kunnen worden gepland welke niet gekoppeld zijn aan een activiteit, worden instellingen voortaan geregeld op functieniveau. Hier stelt u de standaard functie instellingen in zoals u deze wenst. Per functie stelt u deze in door op het bewerk-icoon te klikken op de functie regel.

 

medewerker-roosters-2


Standaard functie instellingen wijzigen

Per functie kunt u aangeven of deze zichtbaar is op de website, of men zich zelf kan inschrijven en of functies geruild mogen worden/meetellen voor zelfwerkzaamheid/bevestigd moet worden. Daarnaast kan worden aangegeven of een functie wel of niet gecombineerd kan worden met deelname aan een activiteit.

 

medewerker-roosters-3

Herinneringsmail

Zoals op bovenstaande afbeelding te zien is, kunt u per functie ook instellen wanneer en hoe vaak medewerkers een herinneringsmail ontvangen. Per functie kunt u extra informatie toevoegen voor in deze mail.

LET OP! Dit zijn dus de standaardinstellingen per functie. U kunt er echter dus ook voor kiezen om handmatig de instellingen van een medewerker functie aan te passen. Deze worden dan aangepast voor die specifieke shift, of voor alle functies binnen één activiteit. Wat u aanpast BINNEN de activiteit, is leidend.

Importeren

In het beheercentrum kunt u ook kiezen voor het importeren van een activiteitenlijst of medewerkers.

 

medewerker-roosters-4

 

U selecteert dan een excel-document door te bladeren. Importeren gebeurt door het uploaden van dit bestand.


medewerker-roosters-5

Overzicht

Wanneer u in het linker menu kiest voor medewerker roosters, komt u op een overzichtspagina. Deze overzichtspagina geeft snel en duidelijk weer hoe de zaken ervoor staan. Zo ziet u de datum, tijd en omschrijving van een taak. Daarachter is te zien welke medewerker deze taak uitvoert, of dit lid voorkomt in de functiegroep en of deze indeling al is bevestigd.


Als de invulling van deze taak is bevestigt, wordt het vinkje groen in plaats van oranje.

 

medewerker-roosters-6

 

Op het icoon met een blaadje en een instelling-wieltje, kunt u de tijdsblokken van de taak aanpassen. Het bewerk-icoon stelt u in staat om gedetailleerde wijzigingen aan te brengen aan de shift.


Drukt u op het verwijder-icoon wanneer er een medewerker is gekoppeld, dan verwijdert u de medewerker van de shifts. Is er geen medewerker gekoppeld en drukt u dan op verwijderen? Dan verwijdert u de shift.


Sterretje
Wanneer er voor de medewerker een groen sterretje staat, komt het lid voor in de functiegroep. Is het sterretje grijs, dan komt het lid voor in de groep ook al is dat niet verplicht. Is er een oranje sterretje te zien, dan moet de functie verplicht worden ingevuld door iemand uit de functiegroep, maar is dat tot op heden niet gebeurd.

Automatisch plannen

De paarse knop automatisch plannen, linksboven het schema-overzicht, stelt u in staat de medewerkers automatisch te plannen. U vult in de invulvelden de gewenste periode in en daarboven de geschikte functie, alvorens u drukt op Automatisch plannen.

 

medewerker-roosters-7

 

Handmatig medewerkers wijzigen
Wanneer u toch een gekoppelde medewerker wilt wijzigen, drukt u rechts op de regel op het bewerk-icoon. Vervolgens verschijnt er een “Bewerken” pop-up scherm met datum, tijd, gekoppelde medewerker en zijn functie.

 

medewerker-roosters-8

 

Daaronder verschijnt een lijst met namen. Deze namen kunt u handmatig selecteren door op deze naam te klikken. De personen met de minst gemaakte uren, verschijnt bovenaan de lijst. Op deze manier selecteert u het snelst mensen die “het hardst aan de beurt zijn”. Uiteraard kunt u ook gewoon zoeken via de zoekbalk of mensen van lager op de lijst selecteren.

Ruilverzoeken

Medewerkers kunnen zelf een ruilverzoek indienen. Door rechts op de paarse knop Overzicht ruilverzoeken te klikken, komt u op een gedetailleerd overzicht van alle ruilverzoeken. Deze worden als volgt weergegeven:

 

overzicht-ruilverzoeken

 

Het overzicht ziet er dan als volgt uit:

 

overzicht-ruilverzoeken-2

 

U kunt dit overzicht downloaden door rechts bovenin op het Excel-icoon te drukken.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 
logo-e-captain-support

Wilt u dat onze supportafdeling met u meekijkt op de PC? Download dan voordat u belt eerst e-Captain Remote Support Support.

 Ondersteuning op afstand

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 14 februari 2020