Vrijwilligersplanning module

 

Medewerkers/vrijwilligersmodule

De medewerkers/vrijwilligersmodule beschikt over verschillende flex-elementen, welke u in staat stellen een gepersonaliseerd rooster aan te maken. U maakt eenvoudig roosters aan en bepaalt zelf of u deze aan een activiteit koppelt of niet. Indelen van medewerkers kan zowel handmatig als geautomatiseerd, waarbij het systeem rekening houdt met kwalificatie en gemaakte uren van medewerkers. Medewerkers kunnen vrijstellingen krijgen voor functies, door bijvoorbeeld intensief werk in een andere functiegroep. In Ledenbeheer kunt u mensen indelen in groepen, gebaseerd op hun functie (bijvoorbeeld een barteam en een groep groenvoorziening).

 

Medewerkers koppelen
Medewerkers voor activiteiten worden met de medewerkers/vrijwilligersmodule eenvoudig gezocht en gekoppeld. Wanneer dit gebeurt, ontvangt de desbetreffende medewerker een mail met de voor hem/haar geldende start- en eindtijd. Medewerkers kunnen zichzelf opgeven voor een shift, maar u kunt ook het systeem automatisch medewerkers laten inplannen.


Ruilen binnen en tussen functies
Uw medewerker kan vervolgens de dienst bevestigen, maar ook ruilen is mogelijk via deze module. Als beheerder kunt u gemakkelijk een overzicht krijgen in de lopende en bevestigde ruilverzoeken en ziet u in één oogopslag de toegewezen medewerkers in een overzichtelijk schema. Medewerkers kunnen ruilen van shifttijd met een andere medewerker, maar ze kunnen ook een verzoek indienen tot ruilen van functie. Zo zou het kunnen zijn dat iemand liever meedoet aan tuinonderhoud dan aan de schoonmaak. Hiervoor kan dan een functie-ruilverzoek worden ingediend.


Persoonlijke mails
Waar voorheen mensen binnen een werkactiviteit dezelfde bevestigingsmail kregen, worden mails voortaan verstuurd per functie. Zo krijgt bijvoorbeeld een barhoofd andere informatie toegestuurd dan een medewerker bardienst.


Roosters aanmaken los van activiteit
Om een activiteit in goede banen te leiden, zijn er handjes nodig. U heeft bar- of culinair medewerkers nodig, wedstrijdbegeleiders of andere hulp. Er zijn echter ook veel handen nodig om een vereniging of organisatie draaiende te houden los van activiteiten. Zo kunnen er momenten zijn dat er een bestuurslid aanwezig moet zijn, iemand bij de uitslagentafel moet zitten, dat er tuinonderhoud gepleegd moet worden of het clubhuis moet worden schoongemaakt. Voor al deze dingen kunt u met deze module roosters maken. U kiest zelf of dit een herhaalrooster is (twee dagen in de maand wordt het hele clubhuis schoongemaakt) of eenmalig (de club moet opgeknapt worden na een storm). Dit rooster kunt u automatisch laten indelen (op volgorde van reeds gemaakte uren) of u kunt handmatig mensen selecteren. Het is ook mogelijk dat medewerkers zichzelf opgeven.


Gepersonaliseerde werktijden
Bijvoorbeeld in het geval van bardienst, kan het best zo zijn dat er een piekmoment verwacht wordt waarbij meer personeel nodig is dan vroeg in de middag. De module maakt het dan ook mogelijk om binnen een functie verschillende werktijden te selecteren. Zo kunt u iemand een lange bardienst geven en een ander een langere shift. Deze aangepaste shifttijden worden overzichtelijk weergegeven in het werkschema als een nieuw roosterblok. De medewerkers ontvangen een mail met hun persoonlijke start- en eindtijd.

 

Mail instellingen
Waar u voorheen kon kiezen tussen een mail versturen met algemene informatie of geen mail versturen, kunt u nu kiezen voor de volgende opties: U kunt ervoor kiezen om mensen toe te wijzen aan een taak en ze daarover géén mail te sturen. Daarnaast kunt u mensen per functie een bevestigingsmail sturen (in te stellen in het beheercentrum), maar u kunt óók kiezen om de mailinstellingen individueel aan te passen voor een specifieke activiteit. Deze instelling, welke u handmatig maakt binnen een activiteit, overrulet de algemene functie instellingen.


Medewerker functie instellingen
Met de medewerkers/vrijwilligersmodule kunt u, indien gewenst, per functie handmatig instellingen aanpassen. U krijgt zo gepersonaliseerde instellingen per activiteit. U kunt de standaardinstellingen regel in het beheercentrum. In het beheercentrum is het ook mogelijk om herinneringen per functie in te stellen. Deze algemene instellingen kunt u dan weer overrulen door binnen de activiteit deze instellingen handmatig aan te passen voor die activiteit.


Eenvoudig planningen maken
Wanneer u in de activiteitenlijst een functie koppelt aan een activiteit (door slechts een vinkje), kunt u voor die activiteit eenvoudig kiezen voor “datums overnemen”, waardoor een planning ontstaat van alle momenten dat die functie moet worden ingevuld. U creëert op deze manier zeer snel een goed overzicht of er voldoende medewerkers ingepland zijn en welke dagen nog aandacht vereisen.


Rooster activiteiten
Per activiteit kunt u een rooster samenstellen, per functie kunt u roosters samenstellen of van het totaaloverzicht kunt u roosters selecteren. Op ieder gewenst moment heeft u inzicht in de roosters van verschillende activiteiten en functies. U kunt kiezen voor een schematisch weergegeven overzicht of een lijst met de medewerkers en hun functie en werktijden.
Lees meer over het maken van roosters.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 
logo-e-captain-support

Wilt u dat onze supportafdeling met u meekijkt op de PC? Download dan voordat u belt eerst e-Captain Remote Support Support.

 Ondersteuning op afstand

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 5 maart 2020