Betalingen fiatteren (alleen crediteuren)

Algemeen

Het is ook mogelijk om betalingen in e-Captain te fiatteren voordat deze met een betaalbestand kunnen worden betaald. Daarvoor moeten een aantal zaken worden ingesteld zoals rechten voor de personen die mogen fiatteren en de optie fiatteren moet bij een crediteur aan staan.

Rechten instellen

Betalingen kunnen alleen gefiatteerd worden door gebruikers en/of beheerders van e-Captain. Zijn moeten wel de juiste rechten hebben om te mogen fiatteren.

• Ga in het hoofdmenu naar Home en selecteer de optie Rechten/Gebruikers

• Selecteer de gewenste gebruiker en klik op Bewerken

• Selecteer bij Onderdeel de optie Boekhouding
• Zet het vinkje bij Betalingen fiatteren aan

Optie fiatteren aanzetten

Om betalingen van een crediteur te kunnen fiatteren moet bij de crediteur deze optie aangezet worden.

• Ga in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Crediteuren
• Selecteer de gewenste crediteur en ga naar het tabblad Betaalinfo

• Zet de optie Betalingen fiatteren op JA

Inkoopfactuur boeken

Als u een inkoopfactuur inboekt kunt u een fiatteer kenmerk invullen en kunt u aangeven welke gebruikers deze factuur mogen fiatteren.

• Ga in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Boeken
• Selecteer het inkoopboek en boek de inkoopfactuur in

• Bij Fiatteer kenmerk vult u een eigen kenmerk in. Bijvoorbeeld de naam van degene die deze factuur moet fiatteren.
• Bij Beperking 1e fiat kunt u selecteren welke gebruikers deze factuur mogen fiatteren. Indien u dit veld leeg laat mag iederen met fiatteer rechten de factuur fiatteren.

Betalingen fiatteren

Als iemand binnen uw vereniging een betaalbestand gaat aanmaken zullen de openstaande posten van deze crediteur pas worden meegenomen als deze zijn gefiatteerd.

• Om betalingen te fiatteren gaat u in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteert u de optie Betaalbestand.
• Vervolgens selecteert u de optie Betalingen fiatteren

• e-Captain toont u een overzicht van te fiatteren openstaande posten die aan u als gebruiker zijn toegewezen.
• Vink de gewenste openstaande posten aan en klik op Fiatteringen opslaan

De betalingen zijn nu gefiatteerd en kunnen nu in een betaalbestand worden meegenomen. U ziet dit ook terug in het overzicht van te fiatteren facturen.

Daarnaast ziet u bij in het inkoopboek bij de boeking ook terug dat deze inkoopfactuur al gefiatteerd is en door wie. Hiervoor klikt u op het blauwe vraagteken icoontje.

Betaalbestand aanmaken

Na het fiatteren kan uw medewerker het betaalbestand aanmaken.

• Ga in het Hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Betaalbestand
• Klik (zonder iets aan te vinken) op de knop Uitvoeren. U krijgt dan een voorstel van e-Captain wat u retour kunt betalen door middel van een betaalbestand.

• Vink die regels aan die u via een betaalbestand wilt terug betalen
• Stel vervolgens uw SEPA bestand samen met de knop Naar SEPA bestand.

• Selecteer eventueel de rekening waarvoor u een betaalbestand maakt.
• Maak vervolgens een betaalbestand aan met de knop Betaalbestand aanmaken.
• En uploadt dat bij de bank.

Het betaalbestand staat na aanmaken in het betaalbestanden archief, dus daar kunt u dat altijd terugvinden als er vragen zijn.

Notificatie openstaande fiatteringen

e-Captain kan u dagelijks een e-mailnotificatie sturen van openstaande boekingen die nog gefiatteerd moeten worden. Hiervoor kunt u een e-mailtemplate koppelen in de boekhoud instellingen.

• Ga in het Beheercentrum naar Boekhouding en selecteer de optie Boekhouding instellingen
• Selecteer bij Mail template voor fiat notificatie de gewenste template.

De e-mailtemplate kunt u aanmaken in de module Mailing. De inhoud van de template dient algemeen van aard te zijn. Deze kan geen informatie geven over het aantal of welke boekingen gefiatteerd moeten worden.