Declaraties

 

Module declaraties

Met de module Declaraties kunnen leden van uw vereniging werkzaamheden, kilometervergoeding of aankopen die zij gedaan hebben uit naam van de vereniging bij de penningmeester declareren. Binnen e-Captain bepaalt u als beheerder, welke personen er in aanmerking komen om te mogen declareren. U deelt uw leden in in groepen en u geeft per groep aan welke zaken er gedeclareerd mogen worden.

Als een lid een declaratie invoert wordt het lid als crediteur aangemaakt in de boekhouding. De declaratie wordt als inkoopnota geboekt in het dagboek Inkoop en verschijnt als openstaande post bij de crediteuren. U kunt de betaling van de declaraties laten meelopen in een betaalbestand of zelf handmatig betalen via uw online bankieren omgeving.

Instellingen declaraties

Voor het instellen van de module Declaraties moet u een aantal stappen doorlopen. U vind deze stappen terug in het Beheercentrum.

  • Ga in het Beheercentrum naar Boekhouding en selecteer de optie Declaraties stappen.

 

Stap 1: Artikelgroep voor declaraties

Voor de module Declaraties maakt e-Captain automatisch een systeem Artikelgroep aan met de naam Declaraties. Aan deze artikelgroep koppelt u de artikelen die gedeclareert mogen worden. In deze stap hoeft u zelf dus niets te doen.

 

declaraties-01

 

Stap 2: Maak artikelen aan

Iedere declaratie is als het ware een artikel. U maakt een artikel aan waaraan u een vergoeding koppelt. Bijvoorbeeld 1km auto waaraan u dan een bedrag koppelt. Rijdt u dan 25km dan wordt dat artikel 25x gefactureerd. Alle declaratie-artikelen dienen in een vaste systeem artikelgroep te staan.
Op het moment dat de module Declaraties actief wordt gezet dan krijgt u een extra artikelgroep erbij. Deze groep heet standaard Declaraties. Alle
declaratie-artikelen dienen dus in deze groep te worden gezet.

 

declaraties-16

 

  • Klik op de paarse Wijzigen knop om het Artikelbeheer scherm te openen.

 

module-declaraties

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuw artikel toe te voegen. U kunt ook een reeds bestaand artikel aanpassen door op het Bewerken icoontje IconS Editte klikken.

 

declaraties-03

 

  • Vul de gewenste velden in.
  • Vul bij Grootboekrekening een kostenrekening in in plaats van een omzetrekening.
  • Belangrijk is dat u bij de optie Artikelgroep de artikelgroep Declaraties selecteert.

 

Stap 3: Maak groepen en groepsitems aan

Om aan te geven welke leden declaraties mogen indienen dient u minimaal één groepsitem te hebben aangemaakt. Op basis van de indeling in Groepen kunt u bepalen welke leden welke artikelen mogen declareren. U kunt er voor kiezen om een speciale groep Declaraties aan te maken met verschillende groepsitems of u kunt gebruik maken van de reeds bestaande groepen en groepsitems.

 

declaraties-04

 

  • Wilt u een nieuwe groep aanmaken klik dan op de paarse knop Wijzigen. Wilt u een reeds bestaande groep gebruiken dan hoeft u in deze stap niets te doen.

U kunt de groepen en groepsitems uiteraard ook aanmaken in het Beheercentrum onder de optie Groepen.

 

Stap 4: Koppel artikel aan groepsitems

Zodra de artikelen en groepen zijn aangemaakt kunnen we de artikelen gaan koppelen aan de groepsitems. Zo kunt u per artikel kiezen welke groepen het desbetreffende artikel kunnen declareren. Alleen leden die in een specifieke groep/groepsitem zitten kunnen het gekoppelde artikel declareren.

 

declaraties-05

 

  • Klik op de paarse knop Wijzigen om een artikel aan een groep en groepsitem te koppelen.

 

declaraties-06

 

  • Klik op het Bewerken incoontje IconS Edit om een groepsitem koppelen aan het artikel.
  • Vink de gewenste groepsitems aan en klik op Opslaan.

 

Stap 5: Koppel leden aan de groepsitems

Om er voor te zorgen dat leden artikelen kunnen declareren dient u de desbetreffende leden in te delen in de juiste groepsitems.

 

declaraties-07

 

  • Klik op de paarse knop Wijzigen om uw leden in te delen in de desbetreffende groepsitem.

 

declaraties-08

 

U kunt uw leden uiteraard ook met de functie Collectief wijzigen in Ledenbeheer indelen in groepsitems.

 

Stap 6: Koppel groep aan kostenplaatsen (optioneel)

Indien u werkt met kostenplaatsen in de boekhouding kunt u in deze stap groepen koppelen aan kostenplaatsen.

 

declaraties-09

 

  • Klik op de paarse knop Wijzigen om groepen te koppelen aan kostenplaatsen.

Declaraties indienen via Mijn Captain

Uw leden kunnen via Mijn Captain (besloten leden website) zelf hun declaraties indienen. Hiervoor loggen uw leden in op uw website in de Mijn Captain omgeving.

In de module Websitebeheer treft u onder de Mijn Captain systeempagina's de systeempagina Declaraties aan. Deze kunt u toevoegen aan het Mijn Captain menu.

 

declaraties-10

 

Op de Declaratie pagina zien uw leden welke declaraties ze reeds hebben ingediend en wat de status is van de declaratie. Daarnaast kunnen ze op die pagina ook een nieuwe declaratie toevoegen.

 

declaraties-11

 

 

Nieuwe declaratie toevoegen

Om een nieuwe declaratie in te dienen klikken uw leden op de knop Toevoegen. Vervolgens dienen zij een aantal velden in te voeren.

 

declaraties-12

 

Datum gebeurtenis Hier vult u de datum van het te declareren artikel in. Veelal zal dit ook de datum zijn die op een kassabon of factuur staat.
Wat wil je declareren? Hier selecteert u het te declareren artikel in. U kunt ook [Vrije opgave] selecteren om een niet gedefinieerd artikel te declareren.
Kostenplaats Hier selecteert u, indien nodig, de kostenplaats van het te declareren artikel.
Omschrijving Vul hier een omschrijving in.
Uren/aantal Indien u bij Wat wil je declareren een artikel heeft geselecteerd dan vult u hier het aantal uren of het aantal in. Indien u de optie [Vrije opgave] heeft geselecteerd dan is dit veld niet beschikbaar.
Bedrag Indien u bij Wat wil je declareren een artikel heeft geselecteerd dan staat hier het ingestelde artibelbedrag. Indien u de optie [Vrije opgave] heeft geselecteerd dan kunt u hier het te declareren bedrag opgeven.
Interne opmerking voor de penningmeester Plaats hier desgewenst een extra opmerking voor de penningemeester.
Factuurnummer Indien u de optie [Vrije opgave] heeft geselecteerd dan kunt u hier het bonnummer of factuurnummer noteren. Dit veld is niet beschikbaar als u een vast artikel heeft geselecteerd.
Factuur uploaden Indien u de optie [Vrije opgave] heeft geselecteerd dan kunt u hier de bon of factuur uploaden en bij uw declaratie bijvoegen. Dit veld is niet beschikbaar als u een vast artikel heeft geselecteerd.

 

Zodra u alle velden heeft ingevuld kunt u  op de knop Opslaan klikken. Uw
declaratie is nu ingediend en wordt nu zichtbaar voor de penningmeester.
Zolang uw declaratie nog niet is uitgekeerd kunt u deze aanpassen indien
u een foutje tegen komt. Ook kunt u de declaratie dan nog verwijderen.

 

declaraties-13

Declaraties indienen via e-Captain

Als u geen gebruik maakt van Mijn Captain dan kunt u declaraties ook handmatig invoeren in e-Captain. Uw leden moeten dan zelf, buiten e-Captain om, bij u een declaratie indienen.

  • Om een declaratie handmatig in te voeren gaat u naar de module Boekhouding en selecteert u de optie Declaraties.

 

declaraties-14

 

  • Selecteer vervolgens de optie Declaraties openstaand en klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuwe declaratie toe te voegen.

 

declaraties-19

 

  • Vul de verschillende velden in en klik op Doorboeken om de declaratie in te boeken in de boekhouding. De boeking komt automatisch in het dagboek Inkoop te staan.

Declaraties beheren

U kunt binnen e-Captain alle openstaande en verwerkte declaraties vinden in de module Boekhouding. Daar selecteert u het menu-item Declaraties. U krijgt nu een tweetal menu-items te zien: Declaraties openstaand en Declaraties afgewerkt.

 

Declaraties openstaand

Op deze pagina vindt u alle openstaande declaraties. U kunt hier de declaraties bekijken, zonodig bijwerken, doorboeken en verwijderen.

 

declaraties-14

 

Door op de regel van de declaratie te klikken ziet u de details van de declaratie. U kunt hier wijzigen doen aan de declaratie en de declaratie doorboeken. Kiest u voor doorboeken dan komt u in de boekhouding uit en kunt u de declaratie doorvoeren in het dagboek Inkoop.

 

declaraties-17

 

Als u de declaratie heeft doorgeboekt dan kan het lid de declaratie via Mijn Captain niet meer wijzigen of verwijderen. Het lid ziet dan een oranje vinkje achter de declaratie staan (status = declaratie geaccepteerd, openstaand).

Als de declaratie is uitbetaald aan het lid en in de boekhouding is verwerkt dan staat er een groen vinkje achter de declaratie (status = declaratie geaccepteerd en betaald).

 

declaraties-11

 

 

Declaraties afgewerkt

Zodra u de declaratie heeft doorgeboekt komt deze op de pagina Declaraties afgewerkt te staan. Op deze pagina vindt u een overzicht van alle afgewerkte declaraties. U kunt hier ook de declaratiedetails nog een keer bekijken of de gehele boeking bekijken.

 

declaraties-18

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 18 juli 2019