Meterstanden

 

Algemeen

Met de module Meterstanden is het mogelijk om verbruiken en heffingen te berekenen over een bepaalde periode. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Gas
  • Electra
  • Water
  • Kabeltelevisie
  • Milieuheffingen
  • Groenheffingen
  • Meterhuur


Bij een reservering van een object (verhuur van bijvoorbeeld een campingplaats, woning op vakantiepark, ligplaats haven, et cetera.) kunt u meterstanden en vastrechten/heffingen registreren en deze dan af rekenen door middel van een eindafrekening.

Over het totale verbruik wordt voorschot berekent die bijvoorbeeld maandelijks betaald moet worden. Aan het einde van een reservering wordt dit allemaal op één eindafrekening gezet en ziet u gelijk of u nog geld moet betalen of dat u geld terug krijgt omdat u teveel voorschot heeft betaald. Net zoals bij uw eigen energie-, water- en gasleverancier.

Artikelen aanmaken

Voor alle verbruiken die u in rekening wilt brengen maakt u in Artikelbeheer een artikel aan. Dit geldt voor o.a. kWh prijs, het voorschotbedrag en het vastrecht. Maar ook eventuele andere heffingen die u in rekening wilt brengen.

  • Ga in Ledenbeheer naar Artikelbeheer
  • Klik op de gele plus IconS Plusjeom een nieuw artikel toe te voegen.

 

meterstanden-20

 

Een uitgebreide handleidng over artikelbeheer vind u op de pagina Artikelbeheer.

Instellingen Beheercentrum

In het Beheercentrum kunt u een aantal basis instellingen maken.

  • Ga in het Beheercentrum naar Verhuurobjecten en selecteer de optie Meterstanden instellingen.

 

meterstanden-21

 

Algemene instellingen
Voorschotten/vastrechten factureren Selecteer hier hoe u de voorschotten en vastrechten wilt factureren.
Artikelprijzen verbruiken/vastrechten Selecteer hier of de prijzen gelden voor alle objectencategorieën of dat er een prijs per categorie van toepassing is.
Tussenstanden gebruiken? Selecteer hier of u tussentijds meterstanden wilt kunnen invoeren. Indien u tussenstanden gebruikt dan kunnen de leden niet zelf hun meterstanden doorgeven via Mijn Captain.
Mijn meterstanden widget Hiermee kunnen leden via de besloten Mijn Captain website zelf hun meterstanden doorgeven.
Welke soorten mogen ingediend worden Selecteer hier welke meterstanden uw leden zelf mogen doorgeven.
Vanaf hoeveel maanden voor einde planning Seelcteer hier vanaf welk moment ue leden de meterstanden mogen doorgeven via Mijn Captain.

 

Verbruiken instellen

Ieder jaar moet u voor het nieuwe verenigingsjaar in het Beheercentrum de tarieven voor de meterstanden instellen. 

  • Ga in het Beheercentrum naar Verhuurobjecten en selecteer de optie Verbruiken instellen.
  • Klik op de knop Maak standaardregels [jaartal] aan.

 

meterstanden-23

 

Bij de standaard regels koppelt u de verbruiksartikelen (electra, gas, water en de voorschotten).

Naast de standaard regels kun u ook andere verbruiksregels instellen zoals bijvoorbeeld heffingen en vastrecht. Hierbij heeft u de keuze of deze artikelen van toepassing zijn op alle objecten of dat deze per object zijn in te stellen.

  • Klik bij Alle objecten of Keuze uit objecten op de gele plus IconS Plusje om een nieuw artikel toe te voegen.

 

meterstanden-24

 

Omschrijving Geef hier een omschrijving van het artikel op.
Welke objecten Selecteer hier of het artikel van toepassing is op alle objecten of dat er per object gekozen kan worden.
Facturatie Selecteer hier hoe het artikel gefactureerd moet worden.

 

  • Koppel vervolgens het juiste artikel uit Artikelbeheer aan deze regel. In onderstaand voorbeeld is Milieuheffing een verbruiksoort die geldt voor Alle objecten. En de verbruiksoort Vastrecht electra een verbruiksoort die apart kan worden aangevinkt als u een lid aan een planning koppelt.

 

meterstanden-25

Verbruiken koppelen aan planning

In het Beheercentrum kunt u per planning (ligplaats, kampeerplaats, etc.) aangeven of daar gas, water en/of electra beschikbaar is.

  • Ga in het Beheercentrum naar Verhuurobjecten en selecteer de optie Planning beheer.
  • Selecteer een planning.

 

meterstanden-27

 

U heeft twee opties om de verbruiken in te stellen. 

  1. U kunt per object aangeven of er gas, water en/of electra aanweizg is. Hiervoor klikt u op het bewerken incoontje IconS Editvan het desbetreffende object en zet u de gewenste opties op JA.
  2. U kunt ook collectief voor alle objecten in deze planning de opties gas, water en/of electra aanzetten. Hiervoor vinkt u alle objecten aan en klikt u op de knop Collectief wijzigen.

Optie Meterstanden bijhouden aanzetten

Wanneer u een relatie en/of een relatieobject aan een planning koppelt in Verhuurobjecten dan kunt u in het tabblad Algemeen aangeven of u meterstanden wilt bijhouden voor deze planning.

 

meterstanden-28

 

Als u de optie Meterstanden bijhouden op JA heeft gezet krijgt u het tabblad Meterstanden er bij.

 

meterstanden-29

 

 In dit tabblad kunt u begin- en eindstanden invullen en ziet u de voorschotten en andere heffingen staan.

Meterstanden factureren

U kunt voor de meterstanden zowel voorschotten als de eindafrekening factureren.

  • Om de voorschotten te kunnen factureren dient in het tabblad Meterstanden de fase op 1) Voorschotten factureren te staan.
  • Om de eindafrekening te kunnen factureren dient in het tabblad Meterstanden de fase op 2) Eindafrekening maken te staan.

 

meterstanden-30

 

  • Om daadwerkelijk te factureren gaat u naar het menu Factureren en selecteert u de optie Maak voorschotfacturen of Maak eindafrekening.

 

meterstanden-31

 

Pas als u op Uitvoeren klikt rekent e-Captain het te factureren bedrag uit en wordt de artikelregel aangemaakt op het tabblad Artikelen van de leden.

Nadat u op Uitvoeren heeft geklikt krijgt u een overzicht met de pro-forma facturen te zien.

 

meterstanden-32

 

  • Vink de facturen aan die u wilt aanmaken en klik op Maak facturen. De facturen worden nu aangemaakt en geboekt in de boekhouding.

Eindafrekening meterstanden incasseren met SEPA

Het is op dit moment (nog) niet mogelijk om de eindafrekening van de meterstanden direct via de optie Maak Eindafrekening te incasseren. Echter met een kleine omweg is het toch mogelijk om de eindafrekening via de SEPA incasso te laten verlopen.

  • Voor u kunt incasseren moet u eerst de eindafrekening maken. Ga hiervoor in de Facturatie module naar het onderdeel Maak Eindafrekening. Zorg, voordat u de eindafrekening maakt, dat de optie Factuur per e-mail toestaan op NEE staat. Daarna klikt u op Uitvoeren. U krijgt dan een overzicht te zien van alle te maken facturen. Door op Genereren te klikken zal e-Captain vervolgens alle facturen aanmaken maar NIET  versturen.

meterstanden-005

 

  • Vervolgens gaat u in de Facturatie module naar de optie Incasseer Opnieuw. Daar selecteert u bij Incasso Bestand “Geen”

 

meterstanden-006

 

U krijgt dan een overzicht van alle te factureren leden waar nog geen incasso bestand van is. In deze lijst vinkt u alle leden aan van wie u de eindafrekening van de meterstanden wilt incasseren en klikt u op “Maak SEPA bestand“. Dit bestand levert u net als bij een normale SEPA incasso aan bij uw bank.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 
logo-e-captain-support

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van e-Captain Remote Support. Bel eerst met de helpdesk om af te stemmen of dit in uw geval nodig is.

 Ondersteuning op afstand

 

Geef uw mening

We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.

Schrijf een review

 
 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 25 november 2021

Was deze informatie nuttig?