E-mailaccounts

Algemeen

Als uw vereniging een eigen domeinnaam heeft gekoppeld aan e-Captain dan bestaat er de mogelijkheid om e-mailadressen te koppelen aan uw domeinnaam vanuit e-Captain.

U heeft hier twee mogelijkheden:

• POP3/IMAP: Een POP3/IMAP account is een echt e-mailadres. U kunt dit e-mailadres bijvoorbeeld naast uw reeds bestaande e-mailadres instellen in uw e-mail programma. U heeft nu feitelijk twee e-mailadressen op uw computer geïnstalleerd
• E-mail Forward: Bij een e-mail forward wordt alle e-mail direct doorgestuurd naar een ander bestaand e-mailadres adres. Bijvoorbeeld info@[vereniging].nl wordt doorgestuurd naar gebruikersnaam@[mijnprovider].nl. Zo hoeft u geen extra instellingen te maken binnen uw e-mailprogramma, alles wordt direct doorgestuurd naar uw eigen privé e-mailadres

Om de e-mail accounts binnen e-Captain beheren, gaat u naar:

• Ga naar het Beheercentrum
• Klik op E-mail
• Kies hier voor E-mail account

Aanmaken POP3/IMAP account

• Om een nieuw e-mail account aan te maken, klikt u op het  icoon recht boven in de oranje balk.

Standaard kunt u 25 e-mail adressen aanmaken. Hiervoor heeft u 250 MB ter beschikking. Boven aan de pagina wordt getoond hoeveel ruimte u nog beschikbaar heeft.

• Nu moet u de keuze maken of u een POP3/IMAP account of een e-mail doorstuur adres wilt aanmaken. Selecteer hier POP3/IMAP

• Bij een POP3/IMAP account stelt u in e-Captain een wachtwoord in en met dat wachtwoord is uw e-mail in uw e-mail programma op te halen.

• Binnen e-Captain vindt u het veld Toewijzen aan. Dit kunt u gebruiken om voor u zelf bij te houden aan wie u welk e-mailadres heeft toegewezen.

• Het veld Captain weergavenaam is de naam die binnen e-Captain wordt weergegeven bij het gebruik van de module Mailing.

Verschil tussen POP3 en IMAP

e-Captain ondersteunt zowel het gebruik van het POP3 protocol als het IMAP protocol. Wat zijn de verschillen?

POP3 protocol

POP3 staat voor Post Office Protocol 3 (3 is het versie nummer). Als u het POP3 protocol gebruikt dan haalt u de e-mail uit de mailbox op de mailserver op en wordt deze lokaal opgeslagen. Dit betekent dat uw e-mail daarna niet meer op de mailserver staat en niet meer beschikbaar is voor andere apparaten.

Voordelen

• Omdat u de e-mail van de mailserver haalt zal uw mailbox niet snel vollopen.
• Als u de e-mail eenmaal heeft opgehaald heeft u geen internet verbinding meer nodig om de e-mail te lezen omdat de e-mail lokaal is opgeslagen op uw apparaat.

Nadelen

• Als u de e-mail op verschillende apparaten ophaalt zal de ene e-mail wel op het ene apparaat staan maar niet op het andere.
• Als uw apparaat kapot gaat of vervangen wordt bent u, uw e-mail kwijt tenzij u er een back-up van heeft gemaakt.
  

IMAP protocol

IMAP staat voor Internet Message Access Protocol. Als u het IMAP protocol gebruikt dan blijft de e-mail op de mailserver staan en leest u de e-mailberichten direct van de server. In eerste instantie worden alleen de afzender en de titel opgehaald. Pas als u het bericht opent wordt het volledige bericht opgehaald. IMAP maakt feitelijk een soort kopie van de e-mailberichten. Ideaal dus als u uw e-mail vanaf meerdere apparaten wilt kunnen lezen en beantwoorden.

Voordelen

• U kunt uw e-mail op meerdere apparaten beheren omdat de e-mailberichten op de mailserver blijven staan.
• U raakt geen e-mailberichten kwijt als uw apparaat kapot gaat of vervangen wordt.

Nadelen

• Omdat de e-mailberichten op de server blijven staan kan uw mailbox vollopen. U dient dus zelf regelmatig uw mailbox op te schonen of de schijfruimte uit te breiden.
• Om de e-mail te kunnen lezen heeft u altijd een internet verbinding nodig.
• Als u e-mail verwijderd dan verwijderd u de e-mail niet alleen lokaal maar ook op de mailserver en dus ook op alle andere apparaten.

Aanmaken doorstuuradres (e-mail forward)

• Om een doorstuuradres (e-mail forward) aan te maken, klikt u op het icoon rechts boven in de oranje balk.

• Nu moet u de keuze maken of u een POP3/IMAP account of een e-mail doorstuuradres wilt aanmaken. Selecteer hier doorstuuradres
  

• Bij het aanmaken van een doorstuuradres (e-mail forward)  geeft u een naam op van het zichtbare e-mailadres. In het veld Doorsturen naar, geeft u het e-mailadres op waar naar toe het e-mail bericht doorgestuurd mag worden.

• Bij een doorstuuradres is het mogelijk meerdere e-mailadressen op te geven. U kunt meerdere e-mailadressen scheiden door een e-mailadres per regel in te vullen gevolgd door de Enter toets om een nieuwe regel te beginnen.

• Belangrijk verschil met het POP3/IMAP account, is wanneer u de e-mail beantwoord, deze als afzender uw eigen e-mailadres weergeeft.

POP3 account instellingen

De keuze tussen POP3 en IMAP maakt u in uw emailclient (bijvoorbeeld: Outlook).

IMAP account instellingen

De keuze tussen POP3 en IMAP maakt u in uw emailclient (bijvoorbeeld: Outlook).

Een No-Reply adres instellen

Het is mogelijk een doorstuur adres aan te maken dat nergens uitkomt. Dit wordt vooral gebruikt bij zogenaamde no-reply e-mailadressen. Dit kan handig zijn als de vereniging informatie wilt verzenden, maar geen antwoord op wilt ontvangen.

• Maak een nieuw doorstuur adres aan.

• Geef in het veld Doorsturen aan geen e-mailadres op maar de tekst :blackhole:

• Klik op de knop Aanmaken om dit no-reply adres aan te maken.