Om SEPA incasso te kunnen gebruiken moet u eerst SEPA instellen in e-Captain. Dit doet u in het Beheercentrum.
De volgende stap is het invoeren van uw bankrekening(en) waarmee u SEPA incasso gaat gebruiken.
om een bankrekening toe te voegen.
| IBAN | Vul het correcte IBAN bankrekeningnummer in van de rekening die u voor de SEPA incasso gata gebruiken. |
| BIC | Indien u een correct Nederlands banknummer heeft ingevoerd zal e-Captain het BIC nummer automatisch invullen. Gebruikt u een buitenlandse bankrekening dan dient u het BIC nummer zelf in te vullen. |
| Primaire bankrekening | Standaard is dit [JA]. Gebruikt u meerdere bankrekeningen om mee te incasseren dan kunt u hier aangeven of de rekening de primaire rekening is die standaard gebruikt moet worden als u gaat incasseren. |
| Omschrijving | Geef hier een omschrijving op. Dat is veelal de naam van de bank. |
| Naam rekening houder | Geef hier de naam van de rekeninghouder op |
| Plaats rekeninghouder | Geef hier de plaats van de rekeninghouder op |
| Dagboek | Selecteer hier het juiste dagboek waarop de geïncasseerde bedragen geboekt moeten gaan worden. |
| Betaalbestand | Geef hier aan of deze bankrekening ook gebruikt wordt voor betaalbestanden. |
| Primar betaalbestand rekening | Standaard is dit [JA]. Gebruikt u meerdere bankrekeningen om mee te betalen dan kunt u hier aangeven of de rekening de primaire rekening is die standaard gebruikt moet worden als u gaat betalen. |
| Betaalbestand afschriftregels consolideren | Geef hier aan of de afschriftregels moeten worden geconsolideerd. Bij [JA] krijgt u een post op uw bankafschrift, bij [NEE] krijgt u per post een afschriftregel. |
Voordat u dit onderdeel gaat invoeren, moet u in het bezit zijn van een nieuwe Euro contract van uw bank. Hierin staan de gegevens die u nodig heeft voor het toevoegen van het SEPA contract.
om het SEPA contract toe te voegen
| Incassant ID | Vul hier uw Incassant ID in wat u van uw bank heeft gekregen |
| Type contract | Selecteer hier het type contact [Business to Consumer] of [Business to Business]. Het type contract is in de meeste gevallen Business to Consumer. Alleen als u als bedrijf uitsluitend bij andere bedrijven incasseert kunt u kiezen voor Business to Business. |
| Bankrekening | Selectier hier de desbetreffende bankrekening van het SEPA contract |
| Primair | Het primaire SEPA contract wordt standaard geselecteerd bij het aanmaken van een SEPA bestand. Het is mogelijk om meerdere contracten in te voeren. |
| Limieten | Vul de maximum bedragen in volgens uw SEPA overeenkomst met uw ban |
| Voettekst | Geef hier de tekst op die als voettekst op de factuur wordt afgedrukt. |
Voordat u SEPA incasso kunt gebruiken moeten er machtigingen worden aangemaakt.
De machtiging vindt u ook terug op de relatiekaart op het tabblad machtiging. Ook via de ledenkaart kunt u een machtiging aanmaken.
om een nieuwe machtiging aan te maken.
| Actief | Geef aan of de machtiging actief is of niet-actief. Als een machtiging niet actief is kunt u van deze persoon niet incasseren. |
| Soort machtiging | U kunt kiezen uit een eenmalig machtiging of een doorlopende machtiging. Bij een eenmalige machtiging moet u het artikel selecteren waar de eenmalige machtiging betrekking op heeft. |
| Datum handtekening | Vul hier de datum van de handtekening in. |
| Kermerk machtiging | Het kenmerk van de machtiging wordt automatisch door e-Captain gegenereerd en wordt bij elke SEPA transactie gebruikt. |
| Incasso status | Standaard is dit Vervolg incasso. De optie [Laatste incasso] gebruikt u uitsluitend als dit de laatste keer is dat deze machtiging wordt gebruikt. |
| SEPA contract | Selecteer hier het desbtreffende SEPA contract wat u eerder heeft ingevoerd. |
| Artikel selectie | Selecteer hier op welke onderdelen de machtiging betrekking heeft. Standaard geldt de machtiging voor alle onderdelen. |
| Geassocieerde IBAN | Selecteer hier de juiste bankrekening van het lid. |
| Ondertekende machtiging | Indien u een papieren, ondertekende machtging heeft ontvangen dan kunt u die inscannen en hier koppelen aan de machtiging in e-Captain. |
Met de optie Collectief wijzigen in Ledenbeheer kunt u eenvoudig van alle leden/relaties waarbij de optie automatische incasso op JA staat een machtiging aanmaken.
Als u deze stappen heeft doorlopen kunt u kiezen voor SEPA bestand aanmaken in het menu Factureren.
Deze functie kan gebruikt worden om SEPA machtigingsbrieven aan te maken voor nieuwe machtigingen.
De tekst die in de machtigingsbrief staat kunt u aanpassen in het Beheercentrum, SEPA / IBAN bij de SEPA instellingen
Door in het tabblad Machtiging van de Ledenkaart, of in het Beheercentrum, IBAN / SEPA bij de optie Registratie van Machtigingen te klikken op het PDF 
icoon kan men een individuele machtigingsbrief selecteren en afdrukken.
Indien een machtiging niet geldt voor alle artikelen, kunt u in het onderstaande scherm een selectie opgeven. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld alleen contributie via automatische incasso wilt laten lopen.
Het is mogelijk een eenmalige incasso via SEPA binnen e-Captain aan te maken.
icoon om een nieuwe machtiging aan te maken.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.