Met de module “Haven/passanten” in E-Captain kunt u uw gasten/passanten administratie eenvoudig bijhouden. Van het boeken van een ligplaats tot en met de facturatie. Zo heeft u altijd inzicht in het aantal aanwezige passanten, vrije ligplaatsen en de planning.
De passantenmodule verzorgt de registratie en financiële afhandeling van de vrije ligplaatsen die beschikbaar zijn bij een watersportvereniging of bedrijf die een eigen haven heeft. De te gebruiken ligplaatsen zijn al die plaatsen die in e-Captain zijn aangegeven als passanten plaats. Een `vaste´ ligplaats kan namelijk aangemerkt worden als passantenplaats als de plaats leeg is.
Het is niet automatisch zo dat alle voorkomende ligplaatsen passantenplaatsen zijn. Een watersportvereniging of bedrijf kan ook plaatsen hebben die permanent in bedrijf zijn maar ook als vaste ligplaats gefactureerd worden naar de afnemer. De plaats hoeft echter in theorie en praktijk nooit vrij te komen. Voorafgaand aan het gebruik van de passantenmodule gaat u een aantal instellingen plaatsen die u graag wilt gebruiken in de passantenmodule.
Punten van belang :
Het volgende scherm laat de instellingen zien die gebruikt worden bij de passanten. Dit scherm bestaat uit meerdere blokken waarin u verschillende zaken kunt instellen. U vind deze in het Beheercentrum.
| Naam havenmeester | Naam en e-mailadres van de havenmeester. De naam van de havenmeester, en het emailadres zijn nodig om vanuit de ligplaatsen en passanten e-mail te kunnen versturen waarbij retourantwoorden terug bij de havenmeester uitkomen. |
| E-mailadres havenmeester | Naam en e-mailadres van de havenmeester. De naam van de havenmeester, en het emailadres zijn nodig om vanuit de ligplaatsen en passanten e-mail te kunnen versturen waarbij retourantwoorden terug bij de havenmeester uitkomen. |
| Standaard tijd aankomst | De standaard aankomst voor passanten. |
| Standaard tijd vertrek | De standaard vertrektijd voor passanten. |
| Bevriende club vragen | Moet bij het registreren van een passant de vraag Bevriende club gesteld worden? Keuze ja/nee. |
| Toeristenbelasting standaard op JA | Toeristenbelasting standaard op Ja. Keuze ja/nee. |
| Etiket herprint knop tonen | Als deze optie aanstaat wordt in het passanten scherm een printer icoontje getoond waarmee het etiket opnieuw geprint kan worden. Deze optie is alleen zichtbaar indien u in de Kassa module een etikettenprinter heeft gekoppeld. |
| Boeking wijzigen na facturering toestaan | Boeking wijzigen na facturering toestaan. Keuze ja/nee. Met deze optie is het mogelijk om een boeking te wijzigen, bijvoorbeeld het verplaatsen van een passant naar een andere ligplaats nadat de passant al is gefactureerd. |
| Sportief/recreatief vraag stellen? | Wilt u bij een passant boeking ook de vraag sportief/recreatief stellen ivm de BTW heffingen? |
| Default sportief/recreatief | Wat is de standaard instelling bij de keuze sportief/recreatief? |
| Objectsoort |
| Direct vrije boxen tonen? | Als deze optie aan staat zie bij het boeken van een passant direct een lijst met de beschikbare ligplaatsen die voldoen aan de ingestelde afmetingen van de boot. |
| Boxen zonder afmeting tonen bij ingevulde bootmaat? | Bij het registreren van een passant controleert e-Captain of de bootmaat overeenkomst met de boxmaat. Indien u geen boxmaten heeft ingesteld moet u deze optie op JA zetten zodat de boxen zonder afmetingen ook als vrije boxen getoond worden. |
| Opsplitsen boeking knop tonen? | Als deze optie aan staat wordt op het boekingscherm bij reeds gefactureerde boekingen een knop getoond om de boeking te splitsen. Met het splitsen van een boeking kan een boot (tijdelijk) op een andere plaats gelegd worden. |
| Achternaam | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Naam boot | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Thuishaven | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Lengte boot | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Breedte boot | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Adres | Keuze JA/NEE. Indien JA, dan moet dit veld verplicht worden ingevuld bij het registreren van een passant. |
| Stuur wijzigingen per mail naar de havenmeester. | Keuze ja/nee. De havenmeester ziet automatisch de vrije plaatsen op de passanten ligplaatsenlijst erbij komen gedurende de tijd dat deze vrij is gegeven door een lid. |
| Stuur wijzigingen per mail naar de gebruiker. | Keuze ja/nee. Indien het laatste veld, stuur wijzigingen naar gebruiker op JA staat, krijgt de gebruiker een email als hij of zij een periode heeft ingevoerd dat de betreffende ligplaats van de gebruiker vrij is. |
| Omschrijving boeking | Vrij tekst veld voor de omschrijving van de boeking |
| Omschrijving liggeld | Vrij tekst veld voor de omschrijving van het liggeld. In het uitklapmenu kunt u variabelen selecteren die automatisch de gegevens van de boeking op de factuur plaatsen |
| Voettekst factuur | Vrij tekst veld voor de voettekst van de passanten factuur. Indien u deze leeg laat wordt de standaard voettekst van uw facturen getoond. |
Deze optie is alleen zichtbaar indien u in de Kassa module een etikettenprinter heeft gekoppeld.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.