Importeren activiteiten

 

Importeren

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Om de activiteiten te importeren in e-Captain moeten de onderstaande stappen uitgevoerd worden:

 

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum.
  • Klik op Importeren.
  • Kies daarna in het kopje Activiteiten voor Importeren activiteitenlijst.

 

importeren-activiteiten-1

 

  • Het onderstaande scherm zal geopend worden:

 

importeren-activiteiten-2

 

  • Klik op de knop Bladeren om uw excel-bestand te selecteren.
  • Selecteer uw Excel-bestand en klik op de knop Openen.
  • Klik op de knop Versturen om door te gaan.
  • Controleer de kolommen en pas de waardes indien nodig aan.

 

importeren-activiteiten-3

 

  • Klik daarna op de knop Importeer! om door te gaan.
  • Klik op OK om uw Excel-bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.


U heeft nu uw Excel-bestand geïmporteerd. U zult nu ook de volgende melding krijgen op uw scherm, dat aangeeft hoeveel items er geïmporteerd zijn van alle items.

 

importeren-activiteiten-4

Beschikbare velden voor import activiteitenlijst

importeren-activiteiten-5

 

De volgende velden kunnen worden geïmporteerd. Velden die niet nodig zijn bij een bepaalde activiteit kunnen worden weggelaten of worden leeg gelaten.

 

Veldnaam Omschrijving Mogelijke waarden
Categorie Hier geeft u een reeds bestaande categorie op binnen uw activiteiten overzicht. De activiteit zal binnen uw kalender in deze categorie vallen. Een reeds bestaande activiteiten categorie
Datum Hier geeft u de datum (begin-vervolg) van de activiteit op. Gebruik in excel geen voorloop 0 (nul) Datum
Vervolg van Als een activiteit uit meerdere dagen bestaat heeft u vervolgdata. Een vervolgdatum is bijvoorbeeld dag 2 en/ of dag 3 van een activiteit. Geef in deze regel de begindatum van de activiteit op met de omschrijving van de voorgaande datum, de overige gegevens worden automatisch van de voorgaande datum overgenomen. Datum
Annuleerdatum De datum tot wanneer de activiteit geannuleerd kan worden Datum
Starttijd De starttijd van de activiteit. Geef de tijd op gescheiden met een dubbele punt teken, bijv.: 18:30 Tekst
Eindtijd De eindtijd van de activiteit. Geef de tijd op gescheiden met een dubbele punt teken, bijv.: 18:30 Tekst
Min aantal Minimum aantal deelnemers aan deze activiteit. Getal
Max aantal Maximum aantal deelnemers aan deze activiteit. Getal
Min leeftijd Minimum leeftijd voor deelname aan deze activiteit. Getal
Max leeftijd Maximum leeftijd voor deelname aan deze activiteit. Getal
Omschrijving De beschrijving of bijvoorbeeld de naam van de activiteit. Tekst
Locatie Waar vindt de activiteit plaats. Tekst
Locatie tel Het telefoonnummer van de locatie. Telefoonnummer
Email E-mailadres voor meer informatie. E-mailadres
Website Website voor meer informatie. Website adres
Pub start Startdatum publicatie op de website. Datum
Pub stop Stopdatum publicatie op de website. Datum
Inschrijf start Startdatum van de inschrijfperiode voor deze activiteit. Datum
Inschrijf stop Stopdatum van de inschrijfperiode voor deze activiteit. Datum
Deelnemers website Mogen de leden die zich inschrijven worden weergegeven op de website? Ja of nee
Uitgebreide info Een uitgebreide omschrijving van de activiteit Tekst
Meer info Meer info wordt een link naar een C.M.S. pagina. Vul hier het ID in van de pagina waar je naar wilt linken. (zie instructie verderop) Getal
Openbaar of besloten Is deze activiteit openbaar of besloten? Zie ook beschikbaar veld "Toegang" hieronder Openbaar of besloten
Toegang Als de activiteit besloten is, wie hebben er dan toegang, alleen de toegewezen groepen of iedereen? Iedereen houdt in: Alle huidige leden. Groepen of iedereen
Mailing 1 id Het ID van het mailingbericht wat als eerste herinnering verstuurd moet worden (zie instructies verderop) Getal
Mailing 1 dagen Hoeveel dagen van te voren wordt de eerste herinnering verstuurd? Getal
Mailing 2 id Het ID van het mailingbericht wat als tweede herinnering verstuurd moet worden (zie instructies verderop) Getal
Mailing 2 dagen Hoeveel dagen van te voren wordt de tweede herinnering verstuurd? Getal
Mailing 3 id Het ID van het mailingbericht wat als derdeherinnering verstuurd moet worden (zie instructies verderop) Getal
Mailing 3 dagen Hoeveel dagen van te voren wordt de derde herinnering verstuurd? Getal
Kosten leden Welke kosten gelden voor de leden? Getal
Kosten niet-leden Welke kosten gelden voor niet-leden

Hoe vind ik het ID van een mailingitem of CMS pagina?

U vindt het ID van een pagina of mailingitem door in het overzicht met uw muis boven het item te gaan hangen. Er verschijnt dan een zogenaamde tooltip waarin u het ID kunt aflezen. In onderstaand voorbeeld zou het om ID 87 gaan.

Tip: Voor herinneringen kunt u één bericht gebruiken dat gebruikt maakt van variabelen!

 

importeren-activiteiten-6

 

Hoe koppel ik teams?

Als de teams bekend zijn binnen de groep Teams bij de groepen van het ledenbeheer, kunnen deze teams worden gekozen bij het aanmaken van activiteiten. Als u deze team namen exact overneemt, zal dit team tijdens de import automatisch gekoppeld worden.

 

Teams die niet worden teruggevonden in de teams tabel zullen zonder koppeling als normale tekst worden opgeslagen.

Importeren ongedaan maken

De import van activiteiten kan ongedaan gemaakt worden als er iets is fout gelopen.

 

  • Ga naar in het hoofd-menu naar Beheercentrum.
  • Klik op Importeren.
  • Kies voor het item Importeren Activiteitenlijst.

 

importeren-activiteiten-7

 

  • Klik op het rode kruis achter de import om de import te verwijderen uit de activiteitenlijst.
  • Onderstaande melding zal verschijnen. Klik op de knop OK.

 

importeren-activiteiten-8

 

  • De activiteiten zijn verwijderd uit e-Captain.

 

importeren-activiteiten-9

Voorbeeld Excel document - Importeren activiteiten

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Deze kunt u hieronder downloaden.

 

Download Excel document - Importeren activitieiten

Importeren medewerker functies

Met deze lijst kunt u eenvoudig het minimum en maximum aantal benodigde medewerker functies per activiteit instellen.

Om de medewerker functies te kunnen importeren moet u eerst de hulp lijst exporteren.

  • Ga bij Activiteiten naar Rapportage en selecteer de hulplijst Medewerker functies.

 

importeren-activteiten-medewerker-functies-01

 

  • Selecteer de periode en eventueel de categorie en functies.
  • Klik op Bekijk lijst om het rapport te exporteren naar Excel.

 

Als u de hulplijst heeft geëxporteerd dan opent u de hulplijst en vult u deze aan met de nodige informatie over de medewerkers functies. Zorg er voor dat de eerste kolom (kolom A) de naam Datum heeft. Nadat u de hulplijst heeft aangevuld en opgeslagen kunt u de hulplijst importeren.

  • Ga in het Beheercentrum naar Importeren en selecteer de optie Importeren hulplijst.
  • Selecteer de hulplijst en klik op Uploaden.

 

importeren-activteiten-medewerker-functies-02

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 21 mei 2019