Importeren bedrijven

 

Importeren Bedrijven Excel

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

 

Grote groepen personen of bedrijven kan u snel importeren in e-Captain door middel van een leden- of contactpersonen bestand in de vorm van een MS Excel bestand. In het hoofdstuk beschikbare vindt u de velden die beschikbaar zijn voor de import.

 

Voor de Import binnen e-Captain dient de eerste kolom (A1) van het MS Excel document te beginnen met Lidnr (zonder punt). De eerste rij van het MS Excel bestand dient te bestaan uit veldnamen, dit is de header.

 

importeren-importeren-bedrijven-1

 

U dient ervoor te zorgen dat er unieke lidnummers in de kolom A vermeld staan.

Importeren bedrijven in e-Captain

  • Ga in e-Captain naar Beheercentrum.
  • Kies voor de optie Importeren.
  • Klik hierna op Importeren Bedrijven.


importeren-importeren-bedrijven-2

 

  • Het onderstaande scherm zal geopend worden. Hier kunt u aangeven of de import om Nieuwe relaties of om Aanvullende gegevens gaat!
  • Als u nieuwe bedrijven wilt toevoegen, maar het lidnummer bestaat al, zal dit niet mogelijk zijn.
  • Indien een lidnummer al bestaat, zal onder de optie Aanvullende gegevens, de relatiekaart van dit lid (bedrijf) worden aangevuld/bijgewerkt met de gegevens uit de MS Excelsheet.
  • Klik hier op de knop Bladeren om uw MS Excel document te selecteren. Via de verkenner kan u het MS Excel bestand op uw computer vinden en selecteren.
  • Klik onderin het scherm op Openen. Als het bestand geselecteerd is en toegevoegd, klikt u op de knop Versturen.


importeren-importeren-bedrijven-3

 

  • Controleer de kolommen en pas deze indien nodig aan. Wanneer u in uw MS Excel document dezelfde veldnamen gebruikt als in dit document, dan zal e-Captain deze automatisch weten te koppelen.
  • Klik op de knop Importeer!


importeren-importeren-bedrijven-4

 

  • Klik op OK om uw MS Excel bestand daadwerkelijk te importeren in e-Captain.

 

importeren-importeren-bedrijven-5

 

U heeft nu uw MS Excel document met de bedrijven geïmporteerd. De bedrijven zouden toegevoegd moeten zijn en zichtbaar onder Ledenbeheer.

 

Bedrijven in Ledenbeheer hebben het volgende icoon. icons-debrijf

Adres velden Excel

De adres velden in Excel voor de import van leden en bedrijven hebben afwijkende veld namen. Een uitgebreide beschrijving is hier te vinden en dan het hoofdstuk Adres velden Excel.

Beschikbare velden Import Bedrijven

Bedrijfsgegevens Mogelijke Waarden
Lidnr Verplichte eerste kolom
Cijfers en/of letters  (maximaal 12 karakters)
2e naam
Autom.Incasso (B1/B2) B1 of B2
Afw. Tenaamst. Incasso (alléén indien afwijkend)
Afw. Plaats Incasso (alléén indien afwijkend)
BTW-nr
Banknummer 1
BIC 1
Banknummer 2
BIC 2
Bedrijfsnaam Verplicht
Contactpers.
Crediteur Ja / Nee (bij Ja, import als Crediteur)
Doorkiesnr
E-mail werk
Factureren Ja / Nee
Factuurvoorkeur
Fax werk
gebruikersnaam
KVK-nr
Magazine Ja / Nee
Mobiel werk
Ondernemer Ja / Nee
Opmerkingen memo
Startdat. lid Datum
Stopdat. lid Datum (ingevuld wordt dit oud lid)
Tel.werk1
Tel.werk2
Wachtwoord
Website werk
Bezoekadres Postadres Factuuradres (optioneel)
Bezoekadr.Gebouw Postadr.Gebouw Factuur.Gebouw
Bezoekadr.Adres Postadr.Adres Factadr.Adres
Bezoekadr.Huisnr Postadr.Huisnr Factuur.Huisnr
Bezoekadr.Huisnrtoev. Postadr.Huisnrtoev. Factuur.Huisnrtoev.
Bezoekadr.Land Postadr.Land Factuur.Land
Bezoekadr.Plaats Postadr.Plaats Factuur.Plaats
Bezoekadr.Postcode Postadr.Postcode Factuur.Postcode
Speciale Velden                        Mogelijke Waarden
Lid (J/N)                        (indien Nee, wordt kaart geïmporteerd als niet lid)
Nieuwe Groep                         *
Plaats in Bestuur
Plaats in Commissie
Plaats in Donateur
Plaats in Functie
Plaats in Korting
Plaats in Mijn Captain
Plaats in Nieuwsbrieven
Plaats in Sponsers
Plaats in Team
Plaats in Trainers
Soort lid Soort lid uit ledenbeheer

 

* Plaats in Groep (groepsnaam)

U kiest een groep waar u deze kolom voor bestemd heeft. Verwachte waarden zijn de namen van de groepsitems. Bijvoorbeeld: Plaats in groep bestuur, verwacht de MS Excelkolom de naam van het groepsitem, bestuurslid, voorzitter etc.

* Nieuwe Groep

Hetzelfde als Plaats in Groep alleen wordt er automatisch een groep aangemaakt met de naam van de bijbehorende kolom. Als er al een groep bestaat met deze naam zal deze worden gebruikt.

 

Vrije Velden Mogelijke Waarden
Aanvullende informatie Memo
Memo veld 1-6 Memo
Datum veld 1-6 Datum
Getal 1-6 Kommagetal
Nummer 1-6 Geheel getal
Ja/Nee 1-6 Ja / Nee
Tekstveld 1-6
Keuzeveld 1-6 *
Vaarbewijs 1&2 Ja / Nee
Verenigingstrainer sinds Datum
Wedstrijd / Protestlid Ja / Nee
Groot Rijbewijs Ja / Nee
Zeilwedstrijdtrainer sinds Datum

 

De vrije velden krijgen automatisch de naam toegewezen die in de eerste rij (header) staan vermeld. U hoeft deze dus niet van te voren te definiëren.

* Keuzeveld

Verwachte waarden van keuzeveld items, bijvoorbeeld header veld Materiaal met items: hout, ijzer, steen etc.

Voorbeeld Excel document - Importeren bedrijven

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Deze kunt u hieronder downloaden.

Download Excel document - Importeren bedrijven

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 7 juni 2019