Groepen aanmaken en beheren

 
 

Algemeen

Groepen worden gebruikt om extra kenmerken aan leden te koppelen. Dit gebeurt op het tabblad lidmaatschap. Een lid van de vereniging kan meerdere taken en of functies verrichtten binnen de vereniging. Of u registreert bijvoorbeeld de vaardigheden van leden zodat u die kunt raadplegen als er onverhoopt een vraag zich voordoet waar geen direct antwoord op is. Als u dan vaardigheden heeft gemaakt en gekoppeld aan leden kunt u een selectie doe op door middel van een filter of lijst alle vaardigheden naar voren halen. Groepen is net zoals Filters een krachtige functie om snel en goed inzicht te krijgen van kwaliteiten van leden.

Voordeel van het gebruik van groepen is dat schrijfwijzen ten behoeve van velden die ook in filters en de rapportage generator worden gebruikt om informatie uit e-Captain te krijgen op een universele manier is geschreven en dat u daar geen typ fouten krijgt in e-Captain.
Vooral als er meerdere gebruikers in e-Captain wijzigingen mogen doorvoeren aan de leden, is het van belang dat iedereen op dezelfde wijze schrijft. Door de voor gedefinieerde velden in Onderhoud groepen al vast te leggen voor alle gebruikers is een typefout in deze velden uitgesloten.

Nieuwe groepen aanmaken

Groepen aanmaken doet u in het Beheercentrum.

  • Klik in het hoofd-menu op Beheercentrum
  • Kies voor Groepen
  • Klik op het item Onderhoud groepen

groepen-aanmaken-nieuw-01

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuwe groep aan te maken

 

groepen-aanmaken-nieuw-02

 

Groepsnaam Vul de groepsnaam in
Mijn Captain naam Vul de naam in zoals de groep in Mijn Captain moet worden weergegeven. Als u dit veld leeg laat wordt de groepsnaam ook weergegeven in Mijn Captain
Categorie Selecteer eventueel een categorie. Door op het kladblok IconS Edit icoontje te klikken kunt u categorieën aanmaken.
Grootboek Indien u bedragen koppelt aan aan groepsitems kunt u hier een grootboekrekening selecteren
Kostenplaats Werkt u met kostenplaatsen dan kunt u hier de kostenplaats selecteren
BTW Selecteer hier de BTW code indien van toepassing
Zichtbaar als Team "snel indelen" "Hiermee geeft u aan of de groep in Ledenbeheer zichtbaar moet zijn bij de optie "snel indelen"
Percentage berekening toestaan Groepen waaraan kosten zijn gekoppeld lopen mee in de contributie instellingen. MEt deze instelling is het mogelijk om de percentasge berekening ook toe te passen op de groep
Meerkeuze selectie mogelijk (website) Hiermee geeft u aan of een relatie in meerdere groepsitems binnen de groep kan worden ingedeeld.
Groep is team? Als u werkt met de Reserveringsmodule kunt u hier aan geven of de groep ook als Team moet worden gezien.
Reserveer beperking Als u werkt met de Reserveringsmodule kunt u hier aan geven of de groep ook als reserveeer beperking moet worden gezien.

 

Nadat u de groep heeft aangemaakt kunt u de groepsitems aanmaken.

  • Selecteer de gewenste groep in het overzicht en onder het overzicht verschijnt het groepsitem scherm

 

groepen-aanmaken-nieuw-03

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuw groepsitem aan te maken

 

groepen-aanmaken-nieuw-04

 

  • Vul de naam van het Groepsitem in
  • Vul eventueel een bedrag in wat aan dit groepsitem wordt gekoppeld
  • Herhaal deze stappen voor alle groepsitems van deze groep

Groepen bewerken

U kunt ook een bestaande groep aanpassen.

Groepen aanpassen doet u in het Beheercentrum.

  • Klik in het hoofd-menu op Beheercentrum
  • Kies voor Groepen
  • Klik op het item Onderhoud groepen

groepen-aanmaken-nieuw-01

 

  • Klik op het bewerken icoontje IconS Edit om de instellingen van de groep aan te passen.
  • OF Selecteer de groep die u wilt bewerken om de groepsitems aan te passen.

 

groepen-aanmaken-nieuw-05

 

  • Klik op de gele plus IconS Plusje om een nieuw groepsitem toe te voegen
  • Klik op het bewerken icoontje IconS Edit om het groepsitem te bewerken
  • Klik op het kruisje IconS Delete om het groepsitem te verwijderen.

 

Als u een groepsitem probeert te verwijderen waar leden aan gekoppeld zijn krijgt u onderstaande melding te zien. Het verwijderen van een groepsitem kan niet ongedaan gemaakt worden.

 

groepen-aanmaken-nieuw-06

Groepen verwijderen

U kunt ook een groep verwijderen. Let wel op want het verwijderen van een groep kan niet ongedaan gemaakt worden!

Groepen verwijderen doet u in het Beheercentrum.

  • Klik in het hoofd-menu op Beheercentrum
  • Kies voor Groepen
  • Klik op het item Onderhoud groepen

 

groepen-aanmaken-nieuw-01

 

  • Klik bij de gewenste groep op het rode kruisje IconS Deleteom een groep te verwijderen

 

groepen-aanmaken-nieuw-07

 

Groepen archiveren

Wanneer u groepen niet langer gebruikt maar deze wel graag wil bewaren kunt u de groep archiveren. Een gearchiveerde groep zal niet meer getoond worden in uw ledenbeheer overzicht tenzij u daar om vraagt. Zo kunt u uw lijst met Snel indelen klein houden en ook de rapporten met groepen zullen er sneller door worden. U kunt een bestaande groep archiveren via:

  • Kies in het hoofd-menu voor Beheercentrum
  • Klik op Groepen
  • Kies het item Onderhoud groepen

groepen-aanmaken-nieuw-01

 

  • Klik bij de groep die u wilt archiveren op het bewerken icoontje IconS Edit

 

groepen-aanmaken-nieuw-08

 

  • Klik op de paarse knop Archiveer om de groep te archivereren


groepen-aanmaken-nieuw-09

 

Op de ledenkaart kunt u de archief groepen raadplegen door op archief bestand te klikken.

 

groepen-07

Gearchiveerde groep herstellen

  • Als u een gearchiveerde groep wilt terug zetten kunt u de Werkmode veranderen van Huidig bestand naar Archief bestand.

groepen-aanmaken-nieuw-10

 

  • Klik bij de groep die u wilt archiveren op het bewerken icoontje IconS Edit

 

groepen-aanmaken-nieuw-11

 

  • Klik op de paarse knop Herstel om de groep weer te activeren.

 

groepen-aanmaken-nieuw-12

Rapportage op Archiefgroepen

Rapportage op archiefgroepen is ook mogelijk, maar daarvoor moet u bij uw rapport een instelling plaatsen.

  • Ga in het hoofd-menu naar Ledenbeheer
  • Kies in het sub menu voor Rapportgenerator
  • Kies uw rapport en klik op de paarse knop Geavanceerd.

groepen-011

 

  • In de pop-up die getoond wordt kan u de optie Groepen uit archief op Ja zetten.
  • Klik hierna op de knop Opslaan.
  • U kunt nu rapporten maken gebaseerd op het archief.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 28 februari 2019