Op het tabblad Lidmaatschap is opgenomen wanneer het lidmaatschap is ingegaan. Verder of het een actief lid is en wat voor soort lid het lid is.
Factureren (€): Hiermee geeft u aan dat dit lid voortaan gefactureerd kan worden en dus facturen kan ontvangen. Dit kan als er een lidmaatschapsvorm gekoppeld is aan dit lid (Soort Lid) of dat u handmatige contributie invult (zie handmatige contributie) of dat er aan dit lid artikelen of objecten zijn gekoppeld in de planning.
Debiteur: De persoon hoeft geen factuur lid te zijn maar kan toch een debiteur zijn.
Automatische incasso: Hiermee geeft u aan dat dit lid voortaan gefactureerd kan worden en dat de betaling via automatische incasso zal verlopen (zie factureren) en derhalve facturen kan ontvangen. Op de facturen zal een regel staan dat “binnen enkele dagen de incasso plaats zal vinden. Dit kan als er een lidmaatschapsvorm gekoppeld is aan dit lid (zie soort lid) of dat u handmatige contributie invult, of dat er aan dit lid artikelen of objecten zijn gekoppeld in de planning.
Banknummer IBAN/BIC: Dit veld wordt gebruikt voor het IBAN rekening nummer van het betreffende lid. Ook het BIC nummer wordt hier gegenereerd.
Een IBAN nummer bestaat uit NL gevolgd door een controle getal en bank code + nummer. E-captain berekend of het banknummer juist is aan de hand van het controle getal. Als er 1 cijfer wijzigt dan moet ook het controle getal wijzigen.
Betaalbestand: Stel een lid heeft ook declaraties omdat er werkzaamheden worden verricht voor de organisatie waar het lid thuis hoort. Dan is het via dit veld mogelijk aan te geven dat het lid mee mag met betaalbestanden indien er betalingen aan het lid verricht moeten worden U kiest hier voor NEE of Ja-Bank-1 of Ja-Bank-2.
Op deze wijze is een scheiding mogelijk tussen incasso en betalingen.
Soortlid: In dit veld staan de lidmaatschapsvormen die u heeft opgegeven in e-Captain. Dit heeft u gedaan bij het onderdeel Beheercentrum> Contributie> Onderhoud soort lid>. Als u hierboven op het pijltje klikt, wordt een scherm geopend waarin alle voorkomende lidmaatschapsvormen staan. U kiest de gewenste vorm en klikt die aan. Deze wordt nu als lid soort gehanteerd.
Handmatige contributie: Als u hier een bedrag invult, wordt dat gehanteerd als het contributiebedrag voor dit lid. Zie voor een verdere uitleg van de contributieregeling het onderdeel Beheercentrum> Contributie> Onderhoud soort lid>. Hier zijn lidmaatschap groepen aan te maken en wordt bepaald wat de contributie is.
Factuurvoorkeur: Op welke wijze de factuur wordt aangeboden.
Is instelbaar Per post, E-mail privé, E-mail werk of E-mail factuur. Bij E-mail factuur is het mogelijk een afwijkend email adres voor de factuur op te geven.
Startdatum: Hier vult u de datum in dat de persoon die u invoert, actief lid wordt van de vereniging/stichting
Stopdatum: Hier vult u de datum in dat de persoon het lidmaatschap beëindigd van de vereniging/stichting. Na deze datum wordt het lid automatisch Oud lid.
Aanmelddatum: Hier vult u de datum in dat de persoon die u invoert, aangemeld is. Dit kan al maanden voorafgaand aan het starten van het lidmaatschap zijn.
Opzegdatum: Hier vult u de datum in dat u de beëindiging ontvangt van de persoon die het lidmaatschap beëindigd. Dit kan ruim voor de stopdatum al bekend zijn.
U heeft nu nog een paar velden over waarmee u nog enkele belangrijke zaken kunt vastleggen als vereniging.
| Clubblad | Wordt er een clubblad gestuurd aan dit lid, of alleen aan het hoofd lid van het gezin/familie |
| Ondernemer | Is dit lid een ondernemer |
| Opmerking | Extra memo veld |
| Stuur herinnering | Of er herinneringen met betrekking tot de factuur gestuurd mogen worden |
| Debiteur | Is dit lid een debiteur |
| Factuurvoorkeur | Op welke wijze de factuur wordt aangeboden. Is instelbaar Per post, E-mail privé, E-mail werk of E-mail factuur. Bij E-mail factuur is het mogelijk een afwijkend email adres voor de factuur op te geven. |
Belangrijk is het om aan te geven of een lid gemeld moet worden bij de bond. U kunt ook niet actieve leden hebben en sponsors, donateurs of anderen die u niet bij de bond zult of wilt melden. Hiermee krijgt u vanuit uw ledenbeheersysteem inzicht in commissies, bestuur, functies en meer. Van deze informatie zijn ook standaardlijsten aanwezig in het menu-item rapportage. Voor de leden is dat weer interessant omdat zij weten bij wie zij moeten zijn voor activiteiten en dergelijke. Tevens is het mogelijk om hiervan een internet webpagina te maken die u direct publiceert in uw website. De website is per slot van rekening ingebouwd in het ledenbeheersysteem. Op zeer eenvoudige wijze kunt u zo pagina’s genereren om op te nemen in uw website. Er is dus een sterke wisselwerking van leden naar de website.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.