Tabblad Sportbond (optioneel)

Algemeen

Het tabblad Sportbond zorgt voor de uitwisseling van informatie naar de sportbond. Indien er een mutatie in het ledenrecord wordt gedaan die van belang is voor de bond, wordt dat automatisch verwerkt in het bondsblad.

De naam van het tabblad zal de naam dragen van uw eigen sportbond. In het onderstaande voorbeeld de KNWV.

• Meldingen richting bond worden vanuit dit tabblad gezien en doorgegeven. Het enige veld dat u hier kunt invullen is het Functie veld. Hier kunt u in aangeven of een lid een bepaalde functie heeft. De bond wil dit graag weten.
• Nadat u alle tabbladen heeft ingevuld kiest u bovenin voor Opslaan.
• Het lid wordt in de database opgeslagen. Het bond tabblad is actief ter behoeve van de melding naar de bond indien u dit heeft aangegeven.

Uitwisseling met Bond

Communicatie tussen u en uw Sportbond is mogelijk in het menuUitwisseling met Bond.

• Kies in het hoofd-menu voor Ledenbeheer
• Klik in het sub menu op Uitwisseling met Bond.

U beschikt in dit menu over een Postvak IN, waar uw Sportbond berichten voor u kan plaatsen. Wanneer u veranderingen door voert in uw administratie, met als belangrijkste punt, nieuwe leden van uw vereniging welke bij de Sportbond officieel gemeld dienen te worden, dan worden deze meldingen automatisch geplaatst bij Leden aanmelden bij de bond.

Mutaties, verandering van gegevens bij leden van uw vereniging welke gemeldt dienen te worden bij de Sportbond worden automatisch geplaatst bij Leden mutaties doorgeven aan bond.

Opvragen Ledenlijst

Soms kan het handig zijn om bondsgegevens naast de leden gegevens van uw vereniging te leggen. De gegevens van uw sportbond zijn in zo’n geval te downloaden.

• Ga in het hoofd-menu naar Ledenbeheer

• Kies in het sub menu voor Uitwisseling met Bond

• Kies in het menu de optie Opvragen ledenlijst bond

• En klik op Uitvoeren

• e-Captain komt met de onderstaande melding als de Opvraag ledenlijst succesvol is verzonden.

• Nu wordt er contact gelegd met de bond. De sportbond zal u een bericht sturen wanneer zij voldoen aan uw verzoek of wanneer ze dat weigeren.

• Kijk in Postvak in voor het antwoord.

• Als ze aan uw verzoek voldoen, dan kunt u de gegevens direct downloaden en in het systeem verwerken.

• Klik hiervoor op de knop Verwerk bericht.

Matchen bondsinfo met e-Captain

Nadat u via Opvraag ledenlijst bond de gegevens van uw sportbond heeft geïmporteerd in e-Captain, kan u deze gegevens matchen met uw eigen ledenlijst.

• Ga hiervoor naar Ledenbeheer en kies in het middelste uitklap scherm (huidige leden) voor Ledenlijst bond.

• Het onderstaande scherm zal geopend worden

• De lijst die geopend wordt zijn de leden die u van de sportbond heeft ontvangen.

• Klik op de bovenste relatie in de lijst en het onderstaande scherm zal openen.

• Controleer of een naam welke voorkomt in de rechtse kolom en deze (ongeveer) gelijk is aan de naam en info in de linkse kolom. (In het bovenstaand voorbeeld is de score 89% overeenkomst hier kunt u vanuit gaan dat dit dezelfde persoon is)

• Klik dan op de naam in de rechtse kolom. Hierna zal het scherm wijzigen naar de volgende indeling:

In het linker veld staan de wijzigingen die door de bond worden aangegeven, rechts zijn de velden uit het tabblad bond vanuit e-Captain. In het rechter veld (vereniging) staat niets, dus in dit voorbeeld mogen de gegevens van de bond (links) worden overgenomen naar de vereniging (rechts)

• Klik op de knop Samenvoegen om de gegevens van de bond samen te voegen met de gegevens van de vereniging.

• Hierna zal de volgende relatie geopend worden. Loop de gehele lijst door om iedereen te accepteren en eventueel samen te voegen.

• Het kan ook zijn dat de bond een persoon heeft staan die geen lid meer is bij de vereniging.Je kunt deze nu afmelden door direct op de knop Afmelden te klikken

• Ook kan het zijn dat de vereniging iemand heeft staan die nog niet gemeld is bij de bond. Je kunt deze persoon nu direct melden bij de bond door te kiezen voor de knop Toevoegen.

• De knop Parkeren zorgt ervoor dat deze persoon die nu op het scherm staat tijdelijk wordt overgeslagen. Bij twijfel kan dit handig zijn want u kunt met een ander persoon door gaan. De geparkeerde persoon kunt u later altijd nog opnieuw matchen.

Als alles gedaan is, de ledenlijst bond is leeg, bent u hiermee klaar. Nu kunt u via het menuonderdeel Ledenbeheer --> Uitwisseling met bond --> mutaties doorgeven aan de bond.

Ledenmutaties doorgeven aan bond

Een aantal gegevens die in uw administratie aanwezig zijn, worden gemeld bij uw Sportbond, alleen van leden welke aangemeld zijn bij de bond. Wanneer u deze gegevens aanpast dan wordt de eerstvolgende keer dat u contact legt met de Sportbond gevraagd of u de mutaties wilt doorgeven aan de Sportbond.

• Bij een wijziging in de leden kaart, in de gegevens die uitgewisseld kunnen worden met de sportbond, zal e-Captain een melding geven.

• In de ledenkaart, zal in het tabblad Sportbond gewijzigd worden.

• Wijzigingen voor de Bond staat op JA en de Huidige status zal gewijzigd zijn.

• Ga naar Uitwisseling met Bond en selecteer Leden mutaties doorgeven aan bond

• Selecteer de leden en klik op Uitvoeren om aan dit proces te beginnen.

De Sportbond controleert de juistheid van een aantal gegevens. Mochten ze niet correct zijn dan krijgt u daar een melding van.

Overzichten

Het is mogelijk om overzichten met  diverse soorten gegevens uit het systeem te halen, dit om makkelijker gegevens te kunnen controleren.

U kunt overzichten printen van:

• gegevens welke bij de bond bekend zijn.

• de nog te melden leden

• nog af te melden leden

• de gegevens welke veranderd zijn

• de gegevens welke momenteel bij de bond onder behandeling zijn.

• Kies Overzichten en daaronder het overzicht van uw keuze

• Kies een uitvoersoort en klik op de knop Uitvoeren

Welke gegevens worden uitgewisselt?

Voor de uitwisseling met o.a. het Watersportverbond en de KNRB worden onderstaande velden uitgewisseld in de koppeling. Dit is een vaste set velden bepaald door de bonden op basis van afspraken met NOC-NSF ten behoeve van de schone sport verklaring voor het mee kunnen doen aan wedstrijden.
- Voornaam
- Achternaam
- Voorletters
- Geslacht
- Geboortedatum
- Nationaliteit
- Adres
- Postcode
- Plaats
- Land
- Telefoonnummer Privé
- Mobielnummer Privé
- E-mail privé

Het uitwisselen van telefoonnummers en e-mail kunnen wij eventueel uitzetten. De andere velden worden altijd uitgewisseld.