Hoe kan ik dubbele relaties voorkomen?

Externe mutaties matchen

Om te voorkomen dat u dubbele relaties in het Ledenbeheer krijgt komen gegevens die mensen invullen op een aanmeldformulier (voor nieuwe leden) of een inschrijfformulier voor een activiteit altijd binnen als een externe mutatie in het Ledenbeheer. Deze vind u terug in het Ledenbeheer overzichtscherm.

• Klik op de rode link om alle mutaties te bekijken.

• Selecteer de nieuwe mutatie en e-Captain zal bij Matches overeenkomstige relaties tonen.
• Selecteer vervolgens de match waarvan u weet dat dit dezelfde persoon is.

• e-Captain toont nu de basis gegevens van de bestaande relatie en de nieuwe relatie naast elkaar. Als u zeker bent van de Match klikt u op de paarse knop Samenvoegen.
• Als u het zeker weet klikt u nog een keer op OK.

• Na het samenvoegen toont e-Captain de onderstaande melding.

• Vervolgens ziet u de bestaande ledenkaart naast de gemuteerde gegevens staan en kunt u al dan niet nog de mutatie accepteren (of weigeren)

Als u de mutaties accepteert zijn de ledenkaarten niet alleen samengevoegd maar ook bijgewerkt met de nieuwe gegevens.

Het is dus wel van belang dat u bij externe mutaties controleert of er een match is met een reeds bestaande ledenkaart.

Dubbele relaties samenvoegen

Mochten relaties toch nog dubbel in e-Captain voor komen dan kunt u de relatiekaarten samenvoegen.

De optie om ledenkaarten samen te voegen is standaard NIET actief! Deze moet door een van onze medewerkers worden geactiveerd.

Let op: als relatiekaarten eenmaal zijn samengevoegd kan dit NIET meer ongedaan gemaakt worden!

Als de optie om relatiekaarten samen te voegen is geactiveerd gaat u naar het Beheercentrum.

• Ga in het Beheercentrum naar Ledenbeheer en selecteer de optie Samenvoegen ledenkaarten.
• Selecteer de Hoofdkaart. De hoofdkaart is leidend en zal worden aangevuld met de gegevens uit de subkaart.

• Selecteer vervolgens de subkaart (samenvoegkaart) en klik op de paarse knop Bekijk relatiekaarten. Beide relatiekaarten worden als PDF geopend zodat u beide kaarten met elkaar kunt vergelijken.

• Vervolgens klikt u op de paarse knop Samenvoegen

• De relatiekaarten worden nu samengevoegd. Klik op de paarse knop Bekijk resultaat om de samenvoeging te bekijken. De samengevoegde relatiekaart wordt ter controle als PDF geopend.

In Ledenbeheer zal de relatie niet meer dubbel voor komen. Als een relatie meerdere keren in Ledenbeheer voor komt kunt u dit proces herhalen tot alle relatiekaarten zijn samengevoegd tot één relatiekaart.