Onderhoud grootboekschema

Wat is een grootboekschema?

Een grootboekrekening is een verzameling van gelijkluidende uitgave of inkomsten posten die samen worden gebracht op een schema. Elke soort krijgt een rekeningnummer (niet te verwarren met een bank of gironummer). Hiermee is inzicht te krijgen in de groepen financien die in een bedrijf, vereniging, stichting, omgaan. Elke lijst die gemaakt wordt krijgt een uniek nummer. Al deze lijsten samen worden het grootboekschema genoemd. Zo zullen er veel rekeningen zijn voor onder andere de inkoop en de verkoop.

Voorbeelden van grootboekrekeningen kunnen zijn:

• reiskosten
• verblijfskosten
• overnachtingskosten
• salarissen
• computerkosten
• advertentiekosten

Ook rekeningen kunnen een samenhang hebben binnen de boekhouding. Net zoals de hoofdverdichtingen. Het zijn bij elkaar horende rekeningen. Bv reis- verblijf- en overnachtingskosten. U kunt zelf rekeningen aanmaken.

Grootboekrekeningen, verdichtingen en hoofdverdichten zijn te gebruiken om kosten te groeperen. In volgende afbeelding is dat mooi te zien.

• In de bovenste laag ziet u de hoofdverdichtingen.
• In de middelste laag ziet u de verdichtingen.
• In de onderste laag ziet u alle grootboekrekeningen.
  
  

Kosten kunnen in groepen en zelfs hoofdgroepen onderverdeeld worden.

Onderstaand een voorbeeld uit e-Captain van grootboekrekeningen die gegroepeerd zijn naar een verdichting. De kosten van de grootboekrekeningen komen allemaal samen in de verdichting met nummer 4 transportmiddelen.

Diverse verdichtingen kunnen weer gegroepeerd worden naar hoofdverdichtingen zoals hieronder in het voorbeeld is gedaan. In de verdichtingen staat nummer 4 transportmiddelen. Deze is samen met andere verdichtingen gegroepeerd naar de hoofdverdichting met nummer 2; materiële vaste activa.

Dit houdt ook in dat er korte (verdichte) lijsten geprint kunnen worden. Het overzicht dat dan uit e-Captain komt is op 1 a4-tje te plaatsen. als u alle rekeningen wilt printen komt er een “pak” papier uit e-Captain.

Een grootboekrekening heeft altijd een verdichting gekoppeld in de grootboekrekening zodat op een hoger niveau alles kan worden samengeteld naar een verdichting. Een verdichting heeft altijd een hoofd verdichting gekoppeld in de verdichting zodat op het hoogste niveau, de hoofd verdichting) alles kan worden samengeteld naar een eindcijfer  Dat betekend dat we in omgekeerd volgorde de rekeningen moeten aanmaken. Eerst de Hoofd verdichtingen dan de verdichtingen en als die er zijn de grootboekrekeningen.

e-Captain kent een standaard schema dat bij openen van de boekhouding geïmporteerd kan worden. Indien u daar gebruik van maakt dan worden grootboeken, verdichtingen en hoofd verdichtingen automatisch geplaatst. U kunt vervolgens zelf het geplaatste schema gaan aanpassen naar uw eigen behoeft.

U kunt ook uw eigen grootboekschema gebruiken. Dat kunt u handmatig invoeren zoals beschreven met eerst hoofd verdichtingen, dan verdichtingen en vervolgens grootboekrekeningen. U kunt ook uw eigen schema importeren.

Aanmaken Grootboekrekeningen

• Ga in het hoofdmenu naar het Beheercentrum.
  Kies voor het onderdeel Boekhouding.
  Kies vervolgens aan de rechterzijde voor het item Onderhoud grootboekschema.

• Klik rechtsboven in dit scherm op het  icoon.

• Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen door te voeren.  Als u een nummer kiest dat al in gebruik is krijgt u een waarschuwing dat dat niet kan.

Verwijderen rekeningen uit de boekhouding

Dagboeken, (hoofd)verdichtingen en grootboekrekeningen die u niet gebruikt kunt u verwijderen uit e-Captain. Dit kan alleen als de desbetreffende rekening nooit is gebruikt. Is er in het verleden een keer op geboekt geweest dan kunt u de rekening niet verwijderen.

• Om een grootboekrekening te verwijderen gaat u naar het Beheercentrum en selecteert u bij Boekhouding de optie Onderhoud grootboekschema.
• Alle grootboekrekeningen waar een rood kruisje achter staat kunt u verwijderen door op het rode kruisje te klikken.
• Als er geen rood kruisje achter de grootboekrekening staat kunt u deze niet verwijderen.

Uitzetten van rekeningen in uw grootboekschema

Grootboekrekeningen die u niet langer wilt gebruiken en niet kunt verwijderen omdat ze in het verleden al eens gebruikt zijn kunt u uitschakelen zodat er niet meer op geboekt kan worden.

• Om een grootboekrekening uit te schakelen gaat u naar het Beheercentrum en selecteert u bij Boekhouding de optie Onderhoud grootboekschema.
• Klik bij de desbetreffende grootboekrekening op het bewerken icoontje
• Vul een Einddatum in en klik op Opslaan. Vanaf die datum kan er niet meer op deze grootboekrekening worden geboekt. De historie blijft echter wel bewaard.

In het grootboekschema in het Beheercentrum wordt de desbetreffende grootboekrekening rood gemarkeerd met een stopdatum.