De boekhouding in e-Captain werkt volgens boekjaren en binnen een jaar in perioden. Via instellingen kunt u kiezen voor maandelijkse perioden of kwartaalperioden. Tijdens het boeken vind er dan ook een controle plaats op de datum die u gebruikt bij het boeken van bijvoorbeeld een verkoop- of inkoopfactuur.
U kiest als u gaat boeken eerst voor het jaar waar u in wilt boeken. U kunt in het Beheercentrum aangeven wat uw standaard boekjaar is waar u in wilt werken. Dit jaartal zal dan standaard in beeld komen als u gaat boeken.
Vervolgens kiest u voor de periode waar u in wilt boeken. Afhankelijk van uw instellingen is dat een specifieke maand of een kwartaal.
Voordat u gaat beginnen met boeken moet u beoordelen in welk dagboek u wilt gaan boeken. Afhankelijk van het type mutatie kiest u voor het benodigde dagboek:
Het kan zijn dat u meerdere bank- en/of giro-rekeningen hebt. Dan zult u ook meerdere bank- en/of giro-dagboeken moeten aanmaken. Als deze aangemaakt worden is het gemakkelijk om aan het dagboek tevens het rekeningnummer mee te geven om snel te kunnen zien in welk dagboek u wilt gaan boeken.
Kasboek
In het kasboek worden alle contante transacties geboekt. Het kasboek moet nauwkeurig worden bijgehouden omdat een reconstructie achteraf vaak niet meer te doen is. Dagelijks moet het saldo van het kasgeld te achterhalen zijn, het mag duidelijk zijn dat het kasgeld nimmer negatief kan zijn.
Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw organisatie doet u er vaak verstandig aan om deze dagelijks (of per week) bij te houden in kas staten waarin de totalen van omzet en uitgaven zijn bijgehouden. In het kasboek moeten de boekingen logisch genummerd worden met verwijzingen naar de betreffende transactie.
Indien u werkt met de Kassa module van e-Captain dan zullen alle contante transacties ook in het kasboek worden geboekt.
Voor het bankboek en/of giroboek geldt in principe hetzelfde als voor het kasboek. Bij het bankboek en/of giroboek kan er echter niet veel fout gaan omdat alle transacties op het bank en/of giro-afschrift vermeld staan. Dat is ook het grote voordeel van bank en/of giro-transacties, deze zijn makkelijk te traceren. Daarnaast staat het begin en eindsaldo altijd op het bank en/of giro-afschrift vermeld, enige fout wordt zodoende snel opgemerkt. Een bank en/of giro-afschrift kan zodoende makkelijk in de administratie verwerkt worden.
Het kan zijn dat u meerdere bank- en/of giro-rekeningen hebt. Dan zult u ook meerdere bank- en/of giro-dagboeken moeten aanmaken. Als deze aangemaakt worden is het gemakkelijk om aan het dagboek tevens het rekeningnummer mee te geven om snel te kunnen zien in welk dagboek u wilt gaan boeken.
TIP
U kunt in e-Captain uw bankafschriften importeren waardoor u de afschriftregels niet handmatig hoeft in te voeren. U leest er meer over op de pagina Afschriften inlezen.
In het Verkoopboek worden alle verkopen geboekt. Alles wat u factureert aan uw relaties wordt in het Verkoopboek geboekt. Als u via e-Captain factureert dan hoeft u niets handmatig in het Verkoopboek te boeken. Dit doet e-Captain automatisch tijdens het factureren.
In het Inkoopboek wordt alle aankopen geboekt. Alles wat u bij externe partijen inkoopt (bijvoorbeeld bij een supermarkt, groothandel, bouwmarkt, etc.) boekt u in het Inkoopboek. Belangrijk is dat u van iedere inkoop de kassabon, rekening of factuur goed bewaart.
Iedere organisatie waar u iets inkoopt registreert u ook als crediteur in e-Captain.
Het Memoriaal dagboek wordt voornamelijk gebruikt voor correctieboekingen in uw boekhouding. Als u bijvoorbeeld een creditfactuur maakt dan kunt u deze in het memoriaal dagboek wegboeken tegen de openstaande factuur.
Als u een boeking maakt in e-Captain dan controleert e-Captain of de boeking in balans is. Als de boeking in balans is ziet u boven in beeld een groen vinkje. Is de boeking niet in balans dan ziet u een rood kruis.
Als een boeking correct is geplaatst ziet u rechtsboven een groen vinkje in uw scherm ten teken dat er geen verschil is in de boeking. Dit geeft niet aan of u op de juiste grootboekrekeningen heeft gemuteerd, maar uitsluitend dat de kopregel gelijk is aan de subregels in de boeking.
Als een boeking NIET correct is geplaatst ziet u rechtsboven een rood kruis in uw scherm ten teken dat de geplaatste regels niet de volledige boeking omvatten van het totaalbedrag wat u heeft ingegeven. Er is dus een verschil. Dit geeft niet aan of u op de juiste grootboekrekeningen heeft gemuteerd, maar uitsluitend dat de kopregel NIET gelijk is aan de subregels in de boeking.
Alle boekingen die u maakt in de boekhouding worden als voorlopige boekingen geplaatst. Voorlopige boekingen kunnen nog worden gewijzigd of verwijderd. Een definitieve boeking kan niet meer worden gewijzigd of worden verwijderd. Een definitieve (verwerkte) boeking kunt u alleen nog maar corrigeren door een memoriaal boeking te maken.
De gegevens van voorlopige boekingen kunnen ook worden opgenomen in financiële overzichten, zoals de dagboeken, het grootboek, de balans en de openstaande posten. U hebt dan toch een volledig overzicht van uw financiële situatie. Na boeken zijn de boekingen nog voorlopig. Na verwerken zijn de boekingen definitief. Voorlopige boekingen kunnen ook worden meegenomen in overzichten voor extern gebruik, zoals aanmaningen of de BTW-aangifte.
De ingevoerde boekingen zijn gemakkelijk terug te vinden in het Dagboek (alle boekingen van een bepaald boekstuk bij elkaar), in het Journaal (alle boekingen in volgorde van verwerking) en in het Grootboek (alle boekingen op een bepaalde grootboekrekening, dus ook van een bepaalde debiteur of crediteur, gesorteerd op referentienummer of op boekdatum).
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.