In het Memoriaal dagboek worden vaak incidentele boekingen verwerkt die niet in de andere dagboeken thuis horen. Het dagboek memoriaal wordt vaak gebruikt bij de jaarafsluiting, het overboeken van geld van een grootboekrekening naar een andere grootboekrekening, het afboeken van diverse facturen waarbij u maar een (gecumuleerd) bedrag heeft ontvangen, het inboeken van de loonjournaalpost en het verrekenen van facturen (met creditfacturen). Het zijn journaalposten waar geen financiële transactie aan verbonden is. Het gaat dus om journaalposten die niet te maken hebben met een uitgaven, ontvangst, in- of verkoop. Ook heeft het niets te maken met in- of verkopen, zodat het dagboek memoriaal resteert.
Een journaalpost wordt altijd op twee rekeningen geboekt. Daarbij wordt de ene grootboekrekening méér en de ander minder, waardoor er altijd evenwicht is. Standaard worden alle uitgaven en ontvangsten via dagboeken verwerkt. Dagboeken hebben een automatische tegenrekening, zodat er maar slechts één regel ingevoerd hoeft te worden.
Het memoriaal is een dagboek zonder automatische tegenrekening. In het memoriaal moet dus de volledige journaalpost met twee regels geboekt worden.
Stel dat je een nieuwe auto koopt voor € 10.000. Dit is een investering (= bezit) die je debet op de balans boekt. Vervolgens wordt de auto ouder, begint te slijten en wordt minder waard. Als je schat dat de auto 10 jaren mee zal gaan, moet je dus elk jaar 1/10 afschrijven. Afschrijvingen zijn geen uitstroom van geld en dus geen uitgave. De afschrijvingen boek je in je resultatenrekening als kosten. De journaalpost in het memoriaal hiervan is:
| Debet | Credit | ||
| Kosten | € 1.000 | ||
| a/ | Auto | € 1.000 |
Je ziet dat de afschrijvingskosten (= debet) vermeerderd is door € 1.000 (1/10 * € 10.000) debet te boeken en de auto (bezit = debet) is verminderd door € 1.000 credit te boeken. Deze journaalpost had je niet via het kas- of bankboek kunnen boeken, omdat afschrijvingen geen uitgave zijn. Ook koop je afschrijvingen niet in of verkoop je niets, zodat de journaalpost ook niet in het in- of verkoopboek verwerkt moet worden. Het dagboek memoriaal resteert.
Stel er is een factuur die gecrediteerd moet worden. De journaalpost in het memoriaal hiervan is:
| Debet | Credit | ||||
| Debiteuren | Debiteur A | Factuur 123 | € 1.000 | ||
| a/ | Debiteuren | Debiteur A | Factuur 456 | € 1.000 |
Nu wordt van debiteur A de factuur 123 verrekend (tegengeboekt) met factuur 456. Het totaal van de 2 bedragen van de 2 facturen is daarbij € 0,00. Factuur 123 kan zelfs groter zijn dan de creditfactuur 456.
In deze situatie wordt van factuur 123 het bedrag verrekend dat even groot is als het bedrag van factuur 456. Factuur 123 zal dan nog steeds een restantbedrag te ontvangen hebben.
Hoe handmatig een creditfactuur verrekent met een factuur leest u op de pagina Handmatig verrekenen factuur en creditfactuur.
In het Memoriaal dagboek kunt u ook een foutieve boeking corrigeren. Zolang een boeking nog niet verwerkt (definitief gemaakt is) kunt u de boekingsregel zelf aanpassen in het desbetreffende dagboek (bijvoorbeeld in uw inkoopboek). Maar stel dat u een boekingsregel heeft verwerkt en het blijkt dat u die post op een verkeerd grootboek heeft geboekt dan kunt u de boekingsregel niet meer corrigeren in het inkoop zelf.
U kunt deze boeking dan alleen nog maar via het Memoriaal dagboek corrigeren. In onderstaand voorbeeld was een inkoop van brandstof op omzetrekening 8130 geboekt terwijl dit kostenrekening 4300 moest zijn. We verlagen dan de omzetrekening 8130 en boeken deze tegen (verhogen) op de kostenrekening 4300.
Als u BTW plichtig bent en u ieder kwartaal BTW aangifte doet kunt u via het Memoriaal ieder kwartaal ook uw BTW rekeningen weg boeken zodat uw te betalen en te vorderen BTW rekeningen steeds netjes op 0 komen te staan.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.
We horen graag wat u vindt! Wij zijn immers pas tevreden als u dat bent. Wilt u ons laten weten hoe u onze support heeft ervaren? Deel uw ervaring via Google.