De organisatie kan de facturatie van artikelen, contributie of objecten op een vast moment per jaar laten plaats vinden. Het is binnen e-Captain ook mogelijk de facturatie in delen of termijn en te factureren. De keuze om in periodes te factureren kan bijvoorbeeld voor de contributie vast gezet worden op Per jaar/Eenmalig, Per half jaar(2x), Per kwartaal(4x) of Per maand(12x). Hierdoor worden de contributie artikel regels in periodes gefactureerd. Deze periodes zijn door deze instelling dan van toepassing op alle contributie artikel regels.
Lees meer over contributie instellen in e-Captain.
Als de organisatie heeft gekozen voor een bepaalde Facturatie voorkeur, dan is het nog mogelijk om uitzonderingen toe te staan. Vanuit de artikel kaart van een lid ken een individuele artikel regel worden aangepast. Enkele mogelijkheden zijn bijvoorbeeld het aantal artikelen, status en de facturatie methode aan te passen.
- Kies in het hoofdmenu voor Ledenbeheer en open de ledenkaart van het desbetreffende lid.
- Klik op het tabblad Individuele artikel regel bewerken
- Klik op het
icoon achter de artikel regel om het bewerken scherm te openen.
- Aantal: Hier kunt u het aantal van dit artikel aangeven.
- Status: Hier kunt u aangeven of het artikel gefactureerd, niet gefactureerd of uitgesteld gefactureerd dient te worden. Als u kiest voor Uitstellen factuur, dan zal er een datum veld verschijnen, waarin u aangeeft op welke datum de factuur aangemaakt mag worden.
- Facturatie methode (1x): De facturatie methode staat standaard op Per jaar/Eenmaling (1x). Dit betekent dat het totaal bedrag van deze artikel regel in één keer wordt gefactureerd.
- Facturatie methode (delen): De facturatie methode kan aangepast worden naar Per half jaar(2x), Per kwartaal(4x) of Per maand(12x). Dit betekend dat het totaal bedrag van deze artikelregel in delen wordt gefactureerd. Hierbij is het mogelijk een begin deel op te geven en een tot en met deel. Bijvoorbeeld een lid dat in september lid wordt van uw vereniging, maar wel het totale contributie bedrag betaald dient te worden. Als de vereniging de contributie in per maand (12x) factureert, zal het betreffende lid in september gefactureerd een factuur krijgen voor de eerste 9 maanden. De maanden die daarop volgen wordt steeds 1/12 deel gefactureerd.
- Het is mogelijk aan te geven Begin bij Deel 9 voor het bovenstaande voorbeeld. Dan zal het lid elke maand 1/12 deel gefactureerd krijgen, maar dan blijven aan het einde van het jaar nog negen delen (9/12) open staan.
- Facturatie methode (termijnen): De facturatie methode heeft ook de mogelijkheid termijnen op te geven. Dit betekend dat het totaal bedrag van deze artikel regel in gelijke delen wordt gefactureerd, binnen de opgegeven termijnen. Hierbij wordt uitgegaan van de lever datum! Bijvoorbeeld hetzelfde lid dat in september lid is geworden en het totaal bedrag van de contributie in drie gelijke delen per maand, gefactureerd wilt hebben. Het lid zal bij deze instelling de komende 3 maanden 1/3 deel van het totaal bedrag gefactureerd krijgen. Deze instelling is alleen toe te passen in het artikel regel bewerken scherm en zal per lid aangepast moeten worden.
Vanuit de artikel kaart van een lid is het eveneens mogelijk direct een artikel regel te factureren.
- Klik op het
icoon om één specifieke artikel regel te factureren of,
- Door te klikken op de knop Factureer selectie is het mogelijk een aantal artikel regels te factureren vanuit de artikel kaart.
- Klik op de knop OK in het pop-up scherm Wilt u deze regel nu factureren?
- Hierna wordt het facturatie scherm geopend en kunt u de regel factureren.
- Selecteer het betreffende lid en de juiste artikel regel(s).
- Klik op de knop Maak facturen om de regel(s) te factureren.
- Bevestig de vraag Wilt u de aangevinkte facturen aanmaken? door te klikken op de knop OK.
- Hierna zal de onderstaande bevestiging verschijnen. En de mogelijkheid de factuur af te drukken als er geen e-mailadres bekend is.
LET OP! Via deze methode wordt het betreffende lid gefactureerd door middel van een normale factuur. Als het lid automatische incasso heeft aanstaan voor alle artikelen, dan wordt deze facturatie voorkeur genegeerd als u deze methode gebruikt om een regel direct te factureren!
