Om een SEPA incasso opdracht aan te maken gaat u naar Factureren en kiest u voor SEPA incasso aanmaken:
- Kies in het hoofdmenu voor Factureren
- Klik in het submenu op SEPA incasso aanmaken
In dit scherm is het mogelijk om alvast een selectie te maken door de zoek opdracht te verfijnen. Maak een selectie op basis van Wie of Wat wilt u factureren.
Wie wilt u factureren:
Wat wilt u factureren:
Met deze selectie is het bijvoorbeeld mogelijk van alle jeugdleden (wie) de openstaande contributie (wat) te incasseren.
- Na het maken van de selectie klik op de knop Uitvoeren.
- e-Captain zal een pro forma overzicht van alle openstaande incasso facturen laten zien.
- In dit overzicht zijn het aantal batches, posten en het totaalbedrag zichtbaar. Door te klikken op het
zijn hier de pro forma facturen al zichtbaar
- Als de incasso bedragen kloppen is het mogelijk een SEPA bestand aan te maken.
Selecteer alle leden die u wilt incasseren
- Klik hierna op de knop Naar SEPA bestand om de geselecteerde leden toe te voegen aan de voorlopige selectie voor het incasso bestand.
- Alle zo juist geselecteerde leden met openstaande artikelen worden verplaatst naar het onderstaande veld en de knop Genereer SEPA bestand wordt nu actief.
Door te klikken op de knop Genereer SEPA bestand zal het pro forma overzicht nu worden omgezet naar de uiteindelijke facturen en weggeschreven in de boekhouding, worden de facturen per e-mail verstuurd naar de leden of klaar gezet om af te drukken.
De knop Wat incasseer ik, geeft een overzicht van alle artikelregels die in het incasso bestand worden opgenomen.
- Bevestig de melding met OK als het SEPA bestand aangemaakt moet worden.
- De leden waarbij de factuurvoorkeur staat op e-mail (privé, werk, factuur) zullen direct een e-mail krijgen met daarin een link naar de factuur. Hiervan geeft e-Captain een melding.
- Als alle facturen zijn aangemaakt zal het SEPA bestand klaar staan om te downloaden.
- Klik op de knop Download nu om het SEPA bestand op uw eigen PC op te slaan
- De browser zal met een vergelijkbare melding vragen of het bestand geopend of opgeslagen dient te worden. Kies voor Opslaan.
- Na het opslaan zal het SEPA bestand op uw computer staan zodat u het kan uploaden naar uw bank.
- Meld aan bij uw bank en volg de instructies van uw bank voor het uploaden van SEPA incasso bestanden.
