SEPA incasso facturen aanmaken

 

Introductie

Om incasso te gebruiken binnen e-Captain moet de vereniging in het bezit zijn van een SEPA contract met de bank. Deze gegevens moeten worden overgenomen in e-Captain.

Op de pagina sepa instellen wordt hier verder op in gegaan.

Activeren van automatische incasso bij een relatie

Voor u bij uw leden facturen kunt gaan incasseren moeten uw leden uw toestemming geven voor automatische incasso. Als u toestemming heeft gekregen dan kunt u op de ledenkaart de optie automatische incasso activeren en een machtiging aanmaken.

  • Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer
  • Selecteer het juiste lid en open de ledenkaart
  • Ga in de ledenkaart naar het tabblad Lidmaatschap

 

facturatie-15

 

  • Zorg dat het selectie vak bij Factureren (€) is aangevinkt
  • Geef een IBAN rekeningnummer en BIC code in op de ledenkaart. Als u een geldig Nederlands IBAN rekeningnummer invult dan zal e-Captain automatisch het juiste BIC nummer invullen.
  • Geef bij Automatische incasso aan welke bankrekening gekoppeld moet worden

Aanmaken machtiging Automatische incasso

Om te zorgen dat de banken de automatische incasso van de leden ook accepteert, moet er ook een machtiging worden aangemaakt.

  • Ga in het hoofdmenu naar Ledenbeheer
  • Selecteer het juiste lid en open de ledenkaart
  • Ga in de ledenkaart naar het tabblad Machtigingen

 

automatischincasso-002

 

  • Klik op het gele plus IconS Plusje icoon om een nieuwe machtiging toe te voegen
  • Geef de juiste informatie op en klik op de knop Opslaan.

 

facturatie-11

 

Machtigingen zijn ook voor grote groepen ineens te maken. Dit kan via het Beheercentrum of via Collectief wijzigen.

Aanmaken van incasso opdrachten

Om een pro-forma overzicht van de openstaande posten zichtbaar te krijgen, kiest u in het menu Factureren voor SEPA incasso aanmaken.

  •  Kies in het hoofdmenu voor Factureren
  • Klik in het submenu op SEPA incasso aanmaken

 

automatischincasso-004

 

 

In het onderdeel SEPA incasso aanmaken worden de artikelregels bij de leden opgehaald waarbij de optie automatische incasso aanstaat en als factuurregels samengevoegd tot een factuur.

Indien e-Captain foutieve instellingen tegen komt zal boven in beeld een waarschuwing verschijnen. Klik dan op bekijk controle lijst om te zien op welke relaties de waarschuwing betrekking heeft en loop die relaties na.

facturatie-16

 

SEPA contract Selecteer hier het desbetreffende SEPA contract waarmee u gaat incasseren.
Wie wilt u factureren? Selecteer hier welke selectie van leden u wilt factureren. Als u niets selecteert worden alle leden gefactureerd.
Wat wilt u factureren? Selecteer hier welke artikelen u wilt factureren. Als u niets selecteerd worden alle artikelregels gefactureerd.
evt. opmerking voor op elke factuur Optioeel kunt u op alle facturen nog een extra opmerking plaatsen.
Uitvoerformaat Keuze uit een factuur in PDF formaat of een acceptgiro.
Fact.datum Selecteer hier de factuurdatum die op de factuur wordt afgedrukt. Standaard is dit de huidige datum.
Gewenste incasso datum Selecteer hier de gewenste incasso datum in. Deze moet minimaal 2 dagen in de toekomst liggen.
Negatieve incasso facturen tonen Standaard [NEE]. negatieve incasso facturen kunnen niet worden geïncasseerd. Met deze optie kunt u ze wle in het overzicht tonen.
Afdr. contactpers. bij adres Indien [JA] dan wordt ook het contactpersoon veld afgedrukt op de factuur.
Factuur per e-mail toestaan Standaard [JA]. Indien [NEE] dan wordt geen enkele factuur gemaild.

 

  • Druk op de knop Uitvoeren om een pro-forma overzicht op te vragen.
  • e-Captain zal een pro forma overzicht van alle openstaande incasso facturen laten zien.

 

automatischincasso-007

 

Print Een selectie vak dat u aan vinkt als u deze factuur wilt afdrukken
Factuurnummer Het factuurnummer met een bekijk icoon, om de voorbeeld factuur ze bekijken. De _ geeft aan dat het nu nog om een pro-forma factuur gaat.
Relatie De relatie of het lid waar de factuur voor bestemd is
Status Geeft de status weer van de incasso
Inc.datum Geeft de incasso datum weer
E Alle leden/relaties waar een envelopje in beeld staat zullen de factuur per e-mail ontvangen als u de facturen aanmaakt.
Art. Het aantal factuurregels dat in de factuur voorkomt
Posten Het aantal posten
Totaal excl. het totaalbedrag van alle factuurregels exclusief btw
Totaal incl. het totaalbedrag van alle factuurregels inclusief btw
BTW Het totaalbedrag aan btw

 

  • Klik op de knop Naar SEPA bestand om de geselecteerde leden toe te voegen aan de voorlopige selectie voor het incasso bestand.

 

automatischincasso-008

 

Alle zo juist geselecteerde leden met openstaande artikelen worden verplaatst naar het onderstaande veld Samenstelling van SEPA bestand en de knop Genereer SEPA bestand wordt nu actief.

  • Klik op de knop Genereer SEPA bestand om het SEPA bestand aan te maken. Tegelijkertijd worden de facturen weggeschreven in de boekhouding en worden de facturen per e-mail verstuurd naar de leden of klaar gezet om af te drukken.
    De knop Wat incasseer ik, geeft een overzicht van alle artikelregels die in het incasso bestand worden opgenomen.

 

automatischincasso-009

 

  • Bevestig de melding met OK als het SEPA bestand aangemaakt moet worden.
  • De leden waarbij de factuurvoorkeur staat op e-mail (privé, werk, factuur) zullen direct een e-mail krijgen met daarin een link naar de factuur. Hiervan geeft e-Captain een melding.

 

automatischincasso-010

 

  • Als alle facturen zijn aangemaakt zal het SEPA bestand klaar staan om te downloaden.

 

automatischincasso-011

 

 

  • Klik op de knop Download nu om het SEPA bestand op uw eigen PC op te slaan
  • De browser zal met een vergelijkbare melding vragen of het bestand geopend of opgeslagen dient te worden. Kies voor Opslaan.

 

automatischincasso-012

 

  • Na het opslaan zal het SEPA bestand op uw computer staan zodat u het kan uploaden naar uw bank.
  • Meld aan bij uw bank en volg de instructies van uw bank voor het uploaden van SEPA incasso bestanden.

 

automatischincasso-013

Incasso bestanden archief

Soms is het noodzakelijk om een bestand opnieuw te downloaden. Een bestand wordt bij het aanmaken automatisch opgeslagen in het archief wanneer het is gedownload. De bestanden zijn te selecteren op jaar. Om de bestanden te downloaden:

 

automatischincasso-014

 

  • Kies in het hoofdmenu voor Facturen
  • Klik in het submenu op SEPA incasso archief

 

automatischincasso-015

 

  • Klik op de Download link rechts van de regel om het SEPA bestand nogmaals te downloaden naar uw computer.
  • Een voorbeeld van de facturen in dit SEPA bestand zijn te bekijken door op het preview icons-detail icoon te klikken.

Incasso afkeur

Als facturen op voorhand niet geïncasseerd kunnen worden, of u dient een gemaakt incassobestand niet in bij de bank, dan moet u dat aangeven in het incasso bestand. Een andere mogelijk is het volledige afkeuren van het incassobestand.

  • Kies in het hoofdmenu voor Factureren
  • Klik in het submenu voor SEPA afkeur
  • Bij het bewerken van het incasso bestand kunnen we de facturen aanvinken welke niet geïncasseerd konden worden. Nu wordt het openstaand bedrag van het incasso bestand verlaagd. Bij het afboeken in de boekhouding worden er ook geen betalingen geregistreerd voor mislukte incasso opdrachten

 

Of u volgt de volgende stappen:

 

  • Bij het bewerken van het incasso bestand kunnen we alle facturen aanvinken door middel van het plus IconS Plusje icoon. Nu wordt bij opslaan, elke factuur afgekeurd en de status van de machtiging terug gezet naar de vorige status. Tevens het bankboek gecorrigeerd.
  • Als dit een éérste incasso was wordt de status dus teruggezet naar éérste incasso, was het een vervolg incasso dan blijft de status staan.
  • Let op! Dit is belangrijk voor de eerste incasso, omdat daar zonder afkeur de volgende incasso een foutcode oplevert: onjuiste machtiging MD01.

 

automatischincasso-016

Incasseer opnieuw

Mocht een incasso opdracht zijn afgekeurd, onjuist rekeningnummer of storno van de opdracht, dan is het mogelijk de hele SEPA batch of een specifieke incasso hieruit opnieuw aan te maken.

  • Klik in het hoofdmenu op Factureren.
  • Kies in het submenu voor het item Incasseer opnieuw.
  • Selecteer in de uitklaplijst Incasso bestand het juiste SEPA bestand.

 

automatischincasso-017

 

  • Als het correcte SEPA bestand is gekozen ziet u in het overzicht alle facturen die via dit SEPA bestand zijn aangeboden bij de bank.

 

automatischincasso-018

 

  • Selecteer de facturen die opnieuw aangeboden moeten worden bij uw bank.
  • Klik hierna op de knop Naar SEPA bestand. Hierna volgt u dezelfde stappen als bij het aanmaken van een SEPA bestand.

 

automatischincasso-019

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 2 juli 2019