Personeel aanmaken en beheren

 

Personeelsleden aanmaken of bewerken

Nieuwe personeelsleden aanmaken of gegevens van bestaande personeelsleden aanpassen doet u via het hoofdmenu in de module Personeel.

  • Ga in het hoofdmenu naar Personeel en selecteer de optie Personeel

 

personeel-23

 

  • Om een nieuw personeelslid toe te voegen klikt u op de paarse knop Nieuw personeelslid.
  • Om van een bestaand personeelslid de gegevens te bewerken zoekt u het personeelslid op en klikt u op het bewerken icoontje IconS Edit. Standaard ziet u de  Actieve personeelsleden. U kunt in het uitklapmenu ook Alle personeelsleden of kiezen voor Personeel uit dienst.

De personeelskaart bestaat uit verschillende tabbladen waarin u specifieke informatie vind.

personeel-24

Tabblad Algemeen

In het tabblad Algemeen vult u de basis gegevens in van het personeelslid zoals de naam gegevens, geslacht en geboortedatum.

personeel-25

 

De velden Naam, Initialen, Geslacht en Geboortedatum zijn verplichte velden. De overige velden kunt u optioneel ook invullen.

Tabblad Contact

In het tabblad Contact kunt u de verschillende contactgegevens kwijt, zoals telefoonnummers en e-mailadressen.

personeel-26

Tabblad Adressen

In het tabblad Adressen kunt u de adresgegevens kwijt. U kunt zowel een bezoek- als postadres gebruiken.

personeel-27

Tabblad Groepen

In het tabblad Groepen kunt u uw personeelsleden, net als in Ledenbeheer, indelen in groepen. Hiervoor wordt de groepenindeling van ledenbeheer gebruikt. U kunt zelf in het Beheercentrum groepen aanmaken en beheren.

  • Klik op de paarse knop Snel indelen om uw personeelslid in groepen in te delen.

 

personeel-28

 

Tabblad Contact info

In het tabblad Contact info vindt u alle contact momenten terug die e-Captain registreert zoals mailings die via de Mailing module zijn verzonden.

In het tabblad Contact info kunt u ook handmatig contact momenten toevoegen. Om een contact moment toe te voegen klikt u op de gele plus IconS Plusje.

Een uitgebreide uitleg hierover vind u op de helppagina Tabblad Contact info van de module Ledenbeheer.

personeel-29

Tabblad Mijn Captain

In het tabblad Mijn Captain vind u de Mijn Captain gebruikersnaam terug en kunt u voor het personeelslid een nieuw wachtwoord instellen.

personeel-30

 

Wachtwoord wijzigen

Als een lid zijn logingegevens vergeten is of kwijt is kan het lid in principe zelf nieuwe gegevens opvragen via de link "wachtwoord en/of gebruikersnaam vergeten?" optie in het inlogscherm op de website.

In het tabblad Mijn Captain kunt u met behulp van de paarse knop e-mail nieuwe logingegevens nieuwe logingegevens naar het personeelslid sturen. Er wordt dan door e-Captain een willekeurig wachtwoord aangemaakt en verstuurd.

Eventueel kunt u met de paarse knop instellen een handmatig wachtwoord voor het personeelslid stellen en naar het personeelslid sturen. Om te voorkomen dat personeelsleden te makkelijke wachtwoorden gebruiken moet een wachtwoord minimaal 8 tekens bevatten met tenminste 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer.

Wij adviseren u echter met klem om de optie e-mail nieuwe logingegevens te gebruiken.

Tabblad Basisgegevens

Op het tabblad Basisgegevens ziet u o.a. een overzicht van de urenregistratie en het totaal vakantieuren tegoed.

personeel-31

 

U kunt in dit tabblad drie gegevens aanpassen.

Extra uitbetaald Hier kunt u extra uit te betalen uren invullen.
Overgenomen van XXXX Hier kunt u de overgenomen vakantieuren van het voorgaande jaar invullen
Extra uren toegekend Hier kunt u extra vakantieuren invullen. Deze optie kunt u ook gebruiken om eventuele afrondingsverschillen te corrigeren.

Tabblad Loon/financiƫn

In het tabblad Loon/financiën vult u de gegevens in die u met het personeelslid bent overeengekomen in de arbeidsovereenkomst. Het gaat hier om zaken als het salaris, vergoedingen, te werken uren, etc.

personeel-32

 

  • Voor iedere contractuele wijziging maakt u een nieuwe regel met behulp van de gele plus IconS Plusje.

 

personeel-34

 

Ingangsdatum Geef de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst of de wijziging op
Uren per week Geef het aantal uren op dat het personeelslid per week werkt en hoe die uren verdeeld worden over de week.
Uren uitbetaald per maand Als u een vast aantal uren per maand uitbetaald dan kunt u hier het aantal uren opgeven.
Brutoloon (parttime) Geef hier het brutoloon op naar rato van het aantal uren.
Nettoloon (parttime) Geef hier het nettoloon op naar rato van het aantal uren.
Onkosten vergoeding Geef hier een eventuele onkostenvergoeding op die het personeelslid ontvangt.
Reiskosten vergoeding Geef hier een eventuele reiskostenvergoeding op die het personeelslid ontvangt.
Overige vergoedingen Geef hier een eventuele overige vergoeding op die het personeelslid ontvangt.
Standplaats Selecteer hier de standplaats
Afstand tot standplaats Vul hier de afstand tot de standplaats in (afstand woon-werkverkeer). Met behulp van de paarse knop Bereken afstand kunt u e-Captain de afstand laten uitrekenen.
Afw. aftrek woon-werkverkeer Als u afwijkende afspraken heeft gemaakt omtrent het woon-werkverkeer kunt u dat hier opgeven.
Schaal Als u te maken heeft met salarisschalen en treden dan kunt u dat hier opgeven.
Trede Als u te maken heeft met salarisschalen en treden dan kunt u dat hier opgeven.
Werkzaam op Selecteer hier op welke dagen uw personeelslid werkt en hoeveel uren er die dag gewerkt moeten worden.
Opmerking Plaats hier eventueel een extra opmerking(en)
Contract koppelen Hier kunt u een document, zoals de arbeidsovereenkomst koppelen door deze te uploaden naar e-Captain.

 

In e-Captain wordt geen loonadministratie bijgehouden. De velden die u hier invult zijn uitsluitend informatief. Alleen de te werken dagen en uren worden meegenomen in de urenregistratie.

Tabblad Vakantieuren

In het tabblad Vakantieuren ziet u een overzicht van de vakantieuren. Hier kunt u ook nog openstaande aanvragen van het personeelslid goedkeuren dan wel afkeuren.

personeel-35

 

Openstaande aanvragen goedkeuren.

Nog openstaande aanvragen ziet u in het blokje Openstaande aanvragen.

personeel-36

 

  • Om een nog openstaande aanvraag af te handelen klikt u bij de aanvraag op het bewerken icoontje IconS Edit

 

personeel-37

 

  • Controleer de aanvraag en maak vervolgens een keuze om de aanvraag goed te keuren of af te keuren. In beid egevallen kunt u desgewenst een opmerking of reden opgeven in het veld Interne notitie.

Als de aanvraag is goed gekeurd of afgekeurd ontvangt het personeelslid  hiervan automatisch per mail een bevestiging.

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 11 juni 2019