Instellingen Facturatie

 

Instellingen facturatie

Voor kunt gaan factureren via e-Captain moet u een aantal instellingen maken. Hiervoor gaat u naar het Beheercentrum.

  • Ga in het Beheercentrum naar Facturatie en selecteer de optie Instellingen facturatie.

 

facturatie-01

 

 

Factuurnummer (laatste) Hier kunt u het factuurnummer instellen. Het factuurnummer wat u hier ziet is het laatste factuurnummer wat door e-Captain is gebruikt.  Als u gaat factureren verhoogt e-Captain het nummer automatisch steeds met 1. Het factuurnummer moet numeriek zijn. Letters en leestekens zijn niet toegestaan.
Facturatiedatum 1e kwartaal/begin seizoen Vul hier de datum in waarop uw verenigingsjaar start. Dit is tevens de factuurdatum van het eerste kwartaal. Start uw verenigingsjaar op 1 januari vul dan 01-01-xxxx in. Start uw verenigingsjaar bijvoorbeeld op 1 aprilvul dan 01-04-xxxx in.
Facturatiedatum 2e kwartaal Vul hier de datum van het tweede kwartaal van uw verenigingsjaar in.
Facturatiedatum 3e kwarteel/half seizoen Vul hier de datum van het derde kwartaal van uw verenigingsjaar in.
Facturatiedatum 4e kwartaal Vul hier de datum van het vierde kwartaal van uw verenigingsjaar in.
Peildatum leeftijdcontributie Als u werkt met contibutie op basis van leeftijd kunt u hier een peildatum instellen waarop de leeftijd wordt gecontroleerd. Op basis hiervan wordt dan de contributie bepaald die u in de leeftijdentabel heeft ingesteld. Vult u geen peildatum in dan wordt voor de contributie berekening gekeken naar de geboortedatum van het lid.
Facturatiedatum per maand Keuze uit [Op eerste dag van de maand] of [Op laatstedag van de maand]
Vermeld welk deel gefactureerd wordt? Keuze uit [Ja] of [Nee]. Als u werkt met deeltermijnen dan wordt op de factuur afgedrukt welke deel/termijn in rekening wordt gebracht.
Maximum aantal facturen per PDF Als u facturen per post verstuurd dan worden deze facturen in één PDF gezet die u kunt printen. Hier stelt u het maximum aantal facturen in dat in één PDF bestand wordt gezet.
Prijswijzigingen doorvoeren op artikelregels? Keuze uit [Nooit], [Op alle artikelregels met status uitstellen en factureren] of [Alleen op artikelregels met status uistellen]. Als u tussentijds prijswijzigen doorvoert kunt u hier instellen of die ook op reeds geplaatste artikelregels moeten worden doorgevoerd.
Is uw organisatie BTW plichtig? Geef hier aan of uw organsatie BTW plichtig is.
BTW over contributie/groepen Indien u BTW berekent over contributie en groepen selecteer hier dan de betreffende BTW code (hoog, laag, etc.)
BTW over objecten Indien u BTW berekent over (verhuur)objecten selecteer hier dan de betreffende Onderhoud BTW (hoog, laag, etc.)
Facturatievoorkeur (nieuwe leden) Stel hier de standaard instelling in zoals nieuwe leden uw facturen gaan ontvangen. U kunt deze instelling per lid op het Tabblad Lidmaatschap op de ledenkaart overschrijven.
E-mail afzender (naam) Geef hier de naam op van de afzender namens wie de facturen vanuit e-Captain gemaild worden naar uw relaties.
E-mail afzender (e-mailadres) Geef hier het e-mailadres op van de afzender namens wie de facturen vanuit e-Captain gemaild worden naar uw relaties.
Waarschuw indien e-mail niet gelezen na Geef hier het aantal dagen op waarop u een melding krijgt wie de factuur e-mail nog niet gelezen hebben. Dit werkt uitsluitend als u de download link in de factuur e-mail gebruikt en als leden daar op geklikt hebben. Pas als op de link is geklikt krijgt e-Captain een signaal terug. Als u de factuur ook als PDF meestuurt en leden openen de PDF en klikken niet op de link dan krijgt e-Captain geen melding terug.
Factuur ook als PDF bijlage meesturen? Geef hier aan of u de factuur ook als PDF bijlage wilt meesturen met de factuur e-mail.
Titel factuur Geef hier uw eigen titel voor de factuur op. Indien u deze leeg laat wordt er standaard FACTUUR als titel op de factuur afgedrukt.
Banknummer 1 Geef hier uw bankrekening op. Deze wordt dan automatisch in de voettekst geplaatst door de variabele [banknr]. U hoeft alleen het IBANnummer in te vullen. e-Captain vult dan zelf het BICnummer in.
Banknummer 2 Geef eventueel een tweede banknummer op. U hoeft alleen het IBANnummer in te vullen. e-Captain vult dan zelf het BICnummer in.
Adrespositie op factuur Selecteer hier waar het adres op de factuur moet worden afgedrukt.
Logopositie op factuur Selecteer hier waar uw logo op de factuur moet worden afgedrukt.
Vermeld namen in factuurregels Selecteer hier of de namen van uw leden in de factuurregels moeten worden vermeld.
Vermeld naam factuurlid in factuurregels Selecteer hier of de naam van het factuurlid in de factuurregels moeten worden vermeld.
Vermeld artikelnummers in factuurregels Selecteer hier of de artikelnummers in de factuurregels moeten worden vermeld. In Artikelbeheer kunt u artikelnummers instellen.
Vermeld leverdatum in factuurregels Selecteer hier of de leverdatum in de factuurregels moet worden vermeld.
Sorteervolgorde factuurregels Selecteer hier de sorteervolgorde van de factuurregels
Vermeld land altijd op factuur Selecteer hier of het land op de factuur vermeld moet worden.
Facturatie, print deb.nr op factuur Seelcteer hier of het debiteurennummer (= lidnummer) op de factuur moet worden vermeld.
Facturatie, print opmerkingen veld van artikel Indien u gebruik maakt van het opmerkingen veld bij een artikelregel dan kunt u hier selecteren of die opmerking ook op de factuur moet worden vermeld.
Verenigingsnaam afdrukken Geef hier op of u ook uw verenigingsnaam wilt weergeven op de factuur.
Factuurlayout Vink hier de gewenste opties aan voor de weergave van de artikelregels op de factuur.
Voetteksten U kunt verschillende voetteksten instellen voor de factuur, creditfactuur, acceptgiro, online betalen (iDEAL), webverkoop en meterstanden (voorschot en eindafrekening). De voettekst voor incasso facturen stelt u in bij de SEPA instellen.

 

 
 
 

Haal meer uit e-Captain!

e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch.

Bekijk onze trainingen

 

TeamViewer

Om u optimaal support te kunnen geven is het in sommige gevallen handig als we op afstand kunnen meekijken op uw eigen computer. Hiervoor maken wij gebruik van TeamViewer. Met TeamViewer kunnen wij op afstand uw computer overnemen.

 Download TeamViewer

 

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 28 juni 2019